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De la gestion du temps à la gestion des temps : planification de projet, technique Pomodoro...


Le temps est un des blocs fondamentaux de l'univers ; le temps nous permet de définir le début, le milieu et la fin d'un événement, et régit toutes les actions dans notre vie, avant même que l'on soit né, et ce jusqu'à bien après notre mort. Si nous ne sommes toujours pas parvenus à devenir maîtres du temps, nous avons tout de même conçu quelques petites idées pour en faciliter sa gestion. Comme vous vous en doutez certainement, c'est le thème de notre dossier de la semaine : nous allons explorer en détail plusieurs définitions et méthodes allant de la gestion du temps à la gestion des temps. Bonne lecture (et pas d'inquiétudes, surtout, nous avons essayé de garder les questions existentielles et philosophiques sur le temps au strict minimum). Définitions des termes, détaillage des méthodes comme celle de Pomodoro, acteurs et chiffres vous attendent !


Définition

Il faut avant tout comprendre la gestion du temps et la gestion des temps, et la subtilité grammaticale qui change tout le sens de ces mots ; pour ce faire, nous allons définir chacune de ces expressions indépendamment de l'autre. Nous commencerons tout naturellement avec le plus compliqué : la gestion des temps.

 

LA GESTION DES TEMPS EN QUELQUES MOTS

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, la gestion des temps (gestion de temps, si on préfère ; la règle sur la préposition n'est pas fixe) n'est pas une méthode ou un concept, mais bien un outil de travail, très souvent sous forme de logiciel aujourd'hui. Ce type de logiciel porte un acronyme : GTA (un acronyme quelque peu déroutant pour les fans de jeux vidéo), ou gestion des temps et des activités. Elle est notamment employée par les services des ressources humaines au sein d'une entreprise avec un ou plusieurs objectifs :

  • 1. la gestion des temps de travail des collaborateurs grâce à l'intégration de modules qui permettent de mesurer les heures d'arrivées et de départs ;
  • 2. la gestion des absences du type RTT, congé, etc ;
  • 3. la gestion et le suivi analytique des tâches et sous-tâches par un collaborateur ;
  • 4. la gestion des temps pour la planification de projet dans le cadre d'une gestion de projet ;
  • 5. le suivi des temps de travail et d'activité lorsqu'il est nécessaire de quantifier les coûts d'un projet auprès d'une structure externe.

Certains parmi vous qui avez quelques décennies d'expériences professionnelles sous le coude se souviendront peut-être des méthodes old-school appliquées à la gestion des temps et des activités. Après tout, c'est depuis les années 80 que le concept existe sous diverses formes ; une petite pensée notamment pour la méthode traditionnelle du pointage par feuille qui, fort heureusement, a connu son déclin dès lors que la numérique a commencé à prendre le dessus.

Vous l'aurez peut-être déjà compris, mais pour ceux d'entre vous qui sont encore sceptiques par rapport à l'utilité des GTA, il y a plusieurs avantages à prendre en compte :

  • 1. la simplification de la gestion des ressources humaines, en centralisant en un seul logiciel les horaires de travail, les absences, le suivi des tâches... ;
  • 2. la fiabilisation des données. En centralisant tout via un logiciel, il n'est plus nécessaire de ressaisir maintes fois une information, réduisant ainsi les marges d'erreur ;
  • 3. le respect du droit de travail. De nombreux outils de GTA facilitent aujourd'hui la compréhension et la conformité aux différentes législations en vigueur ;
  • 4. l'optimisation du capital humain de l'entreprise, facilitant le pilotage des équipes.

Voilà ce qu'il en est de la gestion des temps. Passons désormais à notre deuxième définition de ce dossier : la gestion du temps.

 

LA GESTION DU TEMPS EN QUELQUES MOTS

Oubliez tout ce que vous venez d'apprendre au sujet de la gestion des temps : le simple fait de changer de préposition change complètement le sens de l'expression. Alors que la gestion des temps s'applique notamment dans le cadre des logiciels et du RH, la gestion du temps est un concept bien plus personnel, applicable à tous les niveaux. On revient notamment sur cette notion de maîtrise du temps que nous avions brièvement abordée dans l'introduction de ce dossier.

La gestion du temps, en une phrase, est la pratique d'apprendre à bien maîtriser le temps qui est à notre disposition, tant au niveau professionnel qu'au niveau personnel.

Bien que simple en théorie, en pratique nous le savons tous que l'organisation est un exercice particulièrement complexe. On s'est tous dit à un moment donné : "Ça, je vais le faire avant la fin de la journée." Trois jours plus tard, ce n'est toujours pas fait, et votre chef vous hurle dessus. Conséquence, vous faites ça de manière bâclée, et ce de manière moins productive. Bref, vous l'aurez compris, si vous aviez été un peu plus organisé, peut-être que le travail aurait été de meilleure qualité.

La gestion du temps est la solution à ce type de problème. Elle permet notamment :

  • 1. de planifier ses tâches ;
  • 2. de prioritiser correctement ses tâches ;
  • 3. de déléguer et organiser ses tâches quotidiennes.

Bien entendu, différentes personnes auront différentes techniques pour maîtriser leur temps (ceux qui sont multitâches, par exemple, ou ceux qui travaillent mieux sous pression à la dernière minute ; certains même n'auront pas du tout d'organisation), ce qui fait qu'apprendre à gérer le temps grâce aux méthodes éprouvées ci-dessous peut s'avérer particulièrement utile pour améliorer sa productivité.

  • La technique Pomodoro
  • La technique Pomodoro, vous n’en avez peut-être jamais entendu parler ; c'est pourtant une technique de gestion du temps qui existe maintenant depuis les années 80, développée par un italien du nom de Francesco Cirillo. Elle repose sur un concept relativement simple, et le seul prérequis de la technique Pomodoro est un minuteur (minuteur duquel la technique tire son nom en italien).

La technique se décompose en cinq étapes clés à respecter :

  • 1. choisir la tâche ;
  • 2. régler le minuteur à 25 minutes ;
  • 3. effectuer la tâche pendant ces 25 minutes (jusqu'à que le minuteur sonne), qui équivaut à un pomodoro ;
  • 4. prendre une pause de 5 minutes ;
  • 5. lorsque vous avez complété quatre pomodori, prenez une pause plus longue de 15 à 20 minutes.

La technique Pomodoro a de plus en plus la cote dans le cadre du développement logiciel, car cette technique de gestion du temps est relativement proche des cycles itératifs relativement courts associés aux méthodes agiles.

  • La matrice Eisenhower
  • Plus connue que la technique Pomodoro, la matrice Eisenhower est une technique relativement simple à appréhender pour faciliter la priorisation des tâches à effectuer. Selon la légende, la matrice d'Eisenhower aurait été inspirée par une citation du président des États-Unis, comme quoi "ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".

La matrice Eisenhower se compose de deux axes, un vertical définissant l'urgence d'une tâche (urgent / pas urgent), et un horizontal définissant l'importance (important / pas important) de la tâche. Le résultat : une matrice avec quatre zones qui sont les suivantes :

  • 1. tâches importantes et urgentes, prioritaires, et à effectuer immédiatement soi-même ;
  • 2. tâches importantes, mais non urgentes, à planifier et à traiter soi-même ;
  • 3. tâches urgentes, mais peu importantes, à déléguer dans les plus brefs délais ;
  • 4. tâches peu urgentes et peu importantes, à déléguer, à prévoir pour le temps libre, ou simplement à abandonner.
  •  
  • La méthode NERAC
  • Noter – Estimer – Réserver – Arbitrer – Contrôler. Cette méthode a pour objectif d'établir une fiche permettant de prioriser les différentes tâches par activité, la durée prévue, l'importance, l'urgence, le délai, et la vérification.
  •  
  • La méthode QQOQCCP
  • Qui – Quoi – Où – Quand – Comment – Combien et Pourquoi ; autrement connu comme la méthode du journaliste (qui doit répondre à toutes ces questions dans un article pour qu'il soit réellement journalistique). La méthode s'applique tout aussi bien à l'organisation du temps.

Quelques chiffres

20% des entreprises avaient un projet de mise en place d’un outil de gestion des temps en 2016 (source : EnjeuxRH).

Un salarié passe 20 minutes par jour en moyenne à gérer son agenda (source : EnjeuxRH).

38% des documents liés à la gestion des plannings font l’objet d’une impression (source : EnjeuxRH).

Un salarié sur deux consacre jusqu'à 30 minutes par jour à des tâches qui ne sont pas directement liées à son travail (source : EnjeuxRH).


Les principaux acteurs à suivre

C'est parfois le cas que des acteurs qui touchent de près ou de loin à la gestion RH finissent par toucher également à la gestion des temps et des activités. 

Sage - Un bel exemple d'une entreprise qui a su se diversifier ; bien que souvent associés à la comptabilité, les outils de Sage sont nombreux, et incluent (entres autres) une fonction pour la gestion du temps et des activités.

Lucca - Une entreprise française spécialisée dans le SIRH, qui propose notamment une solution de GTA.

eTemptation - Une solution développée par l'entreprise Horoquartz, spécialiste du secteur des GTA.


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