Onboarding : bien intégrer ses futurs collaborateurs dans l'entreprise

Lundi matin, 9h ; la pluie bat son plein alors que vous arrivez, trempé, dans les locaux de votre nouveau travail. Vous appréhendez la journée de travail qui va suivre, mais intérieurement vous éprouvez de la joie à l'idée d'avoir obtenu le boulot de vos rêves après tous ces mois de recherches et d’allez-retours incessants à divers entretiens et rendez-vous chez Pôle Emploi...

Toutefois, ce n'est pas l'accueil auquel vous vous attendiez ; l'entrée semble presque déserte à votre arrivée, avec pour seule compagnie un homme d'une cinquantaine d'années qui vous dévisage d'un air de dire "Qu'est-ce que vous faites ici ?" Vous lui expliquez prestement que vous êtes là pour votre nouvel emploi. L'agent d'accueil prend son téléphone en main à contrecœur, et quelques minutes plus tard quelqu'un des ressources humaines sort d'un ascenseur, vous sourit d'un air un peu forcé, et vous amène à votre bureau dans un silence assourdissant. Il vous laisse vous y installer, vous pointe du doigt la machine à café, puis vous laisse, seul, entouré d'étrangers qui fixent sciemment leurs écrans sans même vous calculer.

Nous pourrions continuer cette histoire pessimiste pendant plusieurs paragraphes, mais vous avez tous compris où nous voulions en venir ; traiter ses employés comme un simple rouage qui devrait s'estimer chanceux d'avoir un boulot n'est plus la chose à faire.

Bien que des problèmes puissent survenir indépendamment de la volonté de l'entreprise plus tard dans l'expérience du collaborateur, le début de cette expérience - à savoir, avant même l'embauche et jusqu'à l'intégration complète du collaborateur dans l'entreprise - peut être maîtrisé si l'entreprise le souhaite grâce à l'onboarding.

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• L'ONBOARDING EN QUELQUES MOTS

Selon certaines études, l'onboarding existe comme concept depuis les années 90, mais ce n'est que dans les années 2000 qu'il a réellement commencé à gagner en traction dans le monde de l'entreprise (source : Merriam-Webster). En pratique, l'onboarding est un processus systématique qui permet la bonne intégration d'un nouveau collaborateur au sein de l'entreprise en lui faisant assimiler le ou les rôles qu'il entreprendra, tout en lui inculquant les valeurs et la culture de l'entreprise, et représente une évolution générationnelle de la traditionnelle orientation de l'employé (les fondamentaux sont sensiblement les mêmes avec une évolution des pratiques appliquées).

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, l'onboarding n'a rien de superficiel, et ne se résume pas à accueillir à bras ouverts le collaborateur tout en le tarissant d'éloges. L'onboarding est théoriquement un processus rigoureux établi au sein d'une entreprise avec pour fondement une analyse sociologique et psychologique poussée qui se décompose en trois aspects principaux. Nous allons tenter ici de vous les détailler de la manière la moins complexe possible.

• Traits du collaborateur
• L'onboarding se caractérise de par le fait qu'un modèle ne conviendra pas à tous. En effet, certains traits sont plus "désirables" et peuvent accélérer le processus d'un projet d'onboarding :
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• > Une personnalité proactive - Les collaborateurs proactifs sont plus enclins à s'immiscer facilement au sein d'une entreprise de par l'approche naturelle qui définit la proactivité.
• > La curiosité - La curiosité est un trait particulièrement désirable et peut s'associer à la proactivité pour permettre au collaborateur de rechercher de son propre chef des connaissances nécessaires pour mieux s'intégrer à l'entreprise.
• > Le modèle des Big Five (OCEAN) - Si vous n'êtes pas psychologue de formation, nous ne vous tiendrons pas rigueur si vous ne connaissez pas ce modèle. Son acronyme, OCEAN, est le moyen le plus simple d'en retenir l'essentiel, et représente chaque trait de personnalité notable ; l'Ouverture d'esprit, la Conscience morale, l'Extraversion, l'Agréabilité, et le Neuroticisme. Ce modèle permet d'établir une base sur la personnalité d'un collaborateur dans le cadre d'un processus d'onboarding, notamment en matière d'ouverture et d'extraversion.
• > L'expérience professionnelle - Cela peut paraître évident, mais un jeune diplômé qui débute à peine dans le monde du travail n'aura pas du tout la même approche à une intégration en entreprise qu'un vétéran de trente ans qui sait déjà plus ou moins quelles sont les limites acceptables, et ce dont lui a besoin pour s'intégrer.
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• Comportements du collaborateur
• Tout comme les traits de personnalités du collaborateur, certains comportements permettent d'avoir une meilleure approche au processus d'onboarding :
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• > Acquisition de connaissances professionnelles - Ce processus se définit par le collaborateur cherchant à obtenir des informations concernant son poste, son entreprise, les politiques appliquées, etc. avec ses collègues ou ses supérieurs.
• > Acquisition de connaissances personnelles - Tandis que l'acquisition de connaissances professionnelles gère l'aspect 'externe', l'acquisition de connaissances personnelles définit plus le comportement en lui-même du collaborateur au sein de l'entreprise : ce qui est acceptable, toléré, etc. dans le cadre de l'entreprise et du groupe de travail. 
• > Sociabilisation - Logique, non ? Si le collaborateur n'est pas un minimum sociable et n'interagit pas avec ses collègues, comment voulez-vous qu'il s'intègre rapidement au sein d'une entreprise ? 
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• Stratégies d'organisation d'onboarding
• Vous vous en doutez, tout ne se fait pas grâce à la personnalité et au comportement du collaborateur ; l'entreprise doit investir du temps et des ressources conséquents dans le processus d'onboarding pour faire en sorte que ce dernier soit efficace. Voici quelques-unes des stratégies proposées dans ce cadre :
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• > Techniques de sociabilisation - Sans rentrer dans le détail sociologique / psychologique de la chose, deux techniques de sociabilisation principales ressortent aujourd'hui : la sociabilisation individuelle et la sociabilisation institutionnelle. La première est une approche pratique qui met le collaborateur dans le feu de l'action, lui permettant de découvrir en temps réel les différents aspects de l'entreprise (une approche plus adaptée aux personnalités proactives) ; la deuxième approche, institutionnelle, se définit plus par une structuration rigoureuse au niveau de l'entreprise, créant des programmes spécifiques comme des séminaires d'orientation ou encore de mentorat.
• > Journées de recrutement - La pratique des journées de recrutement est assez courante dans certains grands comptes (pour vous donner un exemple, Disney), et s'avère être une stratégie très efficace pour le processus d'onboarding. L'employeur peut déterminer en amont qui parmi les participants sera adapté à l'entreprise, tout en excluant préemptivement les personnalités qui ne feront pas bon mélange. Par la même occasion, le collaborateur peut obtenir une perspective plus ou moins réaliste de la culture et des valeurs de l'entreprise, lui permettant de savoir si l'entreprise est adaptée pour lui.
• > Séminaires d'orientation - Quelle que soit l'approche à la sociabilisation, les séminaires d'orientation permettent d'inculquer aux nouveaux collaborateurs les valeurs et la culture de l'entreprise, et de mieux comprendre leurs rôles au sein de la structure.
• > Mentorat - Pour un nouveau collaborateur, un mentor peut être d'un grand bénéfice pour de multiples raisons ; inculquer les valeurs et la culture de l'entreprise, être en position de pouvoir répondre aux diverses problématiques que peut avoir le collaborateur...

Vous l'aurez compris, les trois aspects de l'onboarding détaillés ci-dessus représentent un tout, ayant pour but de faciliter l'adaptation du collaborateur à l'entreprise. Cette adaptation se définit par le biais de quatre objectifs :

• > Clarté du rôle - Le collaborateur doit être en mesure de comprendre clairement le ou les rôles qui lui sont demandés.
• > Auto-efficacité - Le collaborateur doit être en mesure de croire qu'il peut atteindre le ou les objectifs qui lui sont demandés.
• > Acceptation sociale - Le collaborateur doit se sentir socialement intégré au sein de l'entreprise.
• > Connaissance des valeurs et la culture de l'entreprise - Le collaborateur doit pouvoir assimiler les valeurs et la culture de l'entreprise.

Ce quattro d'objectifs a pour but final de permettre une amélioration à quatre niveaux : la satisfaction, l'engagement, le turnover et la productivité.

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• ONBOARDING : UN TERME, PLUSIEURS CONTEXTES

Outre la définition à multiples facettes de l'onboarding au sens RH, plusieurs autres définitions sont nécessaires afin de permettre une distinction entre le processus RH et les autres types d'onboarding. Car oui, il en existe plusieurs ! En voici une petite liste (avec un petit antonyme à la fin en bonus) :

User Onboarding - Suivant les mêmes principes fondamentaux de l'onboarding en RH - à savoir, créer de la satisfaction et de l'engagement - l'Onboarding de l'utilisateur se résume à faire en sorte que l'utilisateur / consommateur comprenne la véritable valeur du produit ou service qu'ils utilisent.

Client Onboarding - Mêmes principes qu'avant, sauf que l'on remplace le collaborateur par un nouveau client qui a besoin de comprendre ce qu'il faut dès son premier achat avec l'entreprise.

Data Onboarding - Outre le relationnel, l'Onboarding s'applique également à la donnée, comme vous pouvez le voir ici. La Data Onboarding se résume à l'intégration de données brutes dans une base structurée comme un DMP.

IT Onboarding - En partie liée à l'Onboarding "classique", l'IT Onboarding consiste à assurer qu'un nouveau collaborateur a accès à et comprend tout le nouveau matériel et les logiciels dont il aura besoin pour accomplir son rôle.

Offboarding - Chose promise, chose due ; nous vous présentons l'antonyme de l'Onboarding, moins connu, mais tout aussi essentiel : l'Offboarding. Alors que l'Onboarding consiste à gérer l'embauche et l'arrivée du collaborateur, l'Offboarding quant à lui permet de traiter de manière adaptée le départ dudit collaborateur.