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Offboarding : comment gérer le départ de ses collaborateurs

Le départ d'un collaborateur n'est jamais évident à maîtriser ; pourtant c'est une situation inévitable à laquelle est confrontée toute entreprise au cours de son activité. Ces départs sont d'ailleurs peu valorisés au sein des entreprises, et se résument souvent à la gestion administrative de fin de contrat et le recrutement d'un nouveau collaborateur.

Toutefois, depuis quelques années maintenant un nouveau concept fait petit à petit son nid dans l'Hexagone. Ce concept, c'est l'offboarding, ou comment faire du départ de vos collaborateurs un véritable enjeu pour l'expérience collaborateur. Un concept qui peut paraître contradictoire pour certains, mais qui a pourtant énormément de bienfaits. Bonne lecture !


Offboarding : définition, enjeux et avantages

Avant toute chose, de quoi parle-t-on, concrètement ? Énième néologisme importé depuis les États-Unis, l'offboarding se traduit littéralement par le mot "débarquement" dans la langue de Molière. En réalité, une traduction appropriée de l'offboarding en français serait la gestion des départs.

En quelques mots, c'est ça l'offboarding : maîtriser tous les processus du départ - volontaire ou non - d'un collaborateur de l'entreprise, avec pour objectif de valoriser ledit départ dans le cadre de l'expérience collaborateur.

Vous allez d'ailleurs voir dans les paragraphes qui suivent que ces processus peuvent vite devenir complexes, mais que la valeur ajoutée de l'offboarding au sein de l'entreprise en vaut largement la peine dans un monde de plus en plus concurrentiel.

D'ailleurs, en parlant de concurrentiel...

 

LES ENJEUX DE L'OFFBOARDING

Avec la démocratisation progressive du concept de l'onboarding (un sujet pour lequel nous avons une définition ici), il va sans dire que le recrutement et les processus RH au sein de l'entreprise évoluent massivement depuis quelques années.

Aujourd'hui, l'offboarding s'inscrit dans plusieurs enjeux de compétitivité de l'entreprise :

1. L'attractivité de l'entreprise pour les différents talents du marché, qui recherchent de plus en plus des entreprises jouissant d'une bonne réputation, notamment en ce qui concerne ses collaborateurs

2. La qualité de vie au travail (QVT pour les intimes), permettant ainsi d'améliorer et de parfaire des processus qui ont pour objectif d'améliorer l'expérience du collaborateur

3. La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) ; l'offboarding s'inscrit notamment dans le contexte socio-économique de la RSE 

4. La continuité de l'entreprise, avec un processus d'offboarding abouti qui permet de minimiser la perte de savoir-faire grâce à une transmission d'informations entre le collaborateur partant et son remplaçant

 

LES AVANTAGES (ET LES INCONVÉNIENTS) DE L'OFFBOARDING

À partir des enjeux détaillés ci-dessus, vous pouvez déjà vous douter que le nombre d'avantages de l'offboarding est considérable.

Toutefois, avant de nous aventurer parmi ces avantages, nous allons faire une petite halte pour explorer un peu les inconvénients de l'offboarding. Car oui, en restant lucide, le concept de l'offboarding reste minoritaire dans l'Hexagone pour l'instant. Ceci est dû notamment à deux facteurs aggravants qui ont la vie très dure, et qui fondent la base des inconvénients de l'offboarding. Ironie du sort, ces deux facteurs sont en réalité des idées reçues, mais vous comprendrez mieux cela à partir du moment où vous découvrirez les avantages de l'offboarding.

Premièrement, un départ de collaborateur est souvent perçu comme une forme de trahison au sein d'une entreprise. C'est plus fort que nous, même si dans la réalité des choses cela n'a souvent rien à avoir. Les raisons de départ d'un collaborateur peuvent être nombreuses, et souvent complètement bénignes. Pour autant, ce départ est vu comme un affront, un manque d'investissement et de responsabilité du collaborateur.

Deuxièmement, la perception de l'offboarding est que cela correspond à un gaspillage inutile de ressources et d'argent. Pourquoi, après tout, investir quoi que ce soit dans une personne qui elle ne s'investit plus et qui ne fera bientôt plus partie de l'entreprise ?

Résultat des comptes, grâce à ces deux facteurs, l'offboarding ne rencontre pas toujours le succès qu'il mérite au sein des entreprises aujourd'hui. Pourtant, comme nous vous le disions, les avantages sont nombreux, et mettent bien à mal les idées reçues à son propos...

  • 1. La transmission des savoir-faire
  • C'est une préoccupation permanente lors du départ d'un collaborateur : la perte des compétences au sein de l'entreprise. Oui, un autre collaborateur peut prendre sa place, mais il n'aura pas forcément toutes les informations qu'il lui faut pour réussir sa mission avec le même niveau d'engagement que son prédécesseur. Dans un scénario catastrophe, nous pouvons même imaginer le départ d'un collaborateur engendrant le recrutement de plusieurs personnes pour effectuer la même tâche que ce premier collaborateur effectuait seul. Inutile de vous expliquer les coûts supplémentaires que cela engendre au sein de l'entreprise...

L'offboarding a pour objectif d'éviter ces types de scénarios en limitant la perte des savoir-faire. Cet exercice passe notamment par la mise en place de processus efficaces pour assurer que le collaborateur partant ait le temps pour transmettre son expérience et ses connaissances à son remplaçant, et ce dans de bonnes conditions.

  • 2. La marque employeur
  • En quelques mots, la marque employeur correspond à l'image de l'entreprise aux yeux de ses collaborateurs et des talents du marché.

Dans le cadre de l'offboarding, la marque employeur ne peut que bénéficier. C'est un fait avéré dans toutes les entreprises : les collaborateurs parlent. Que ce soit entre eux ou dans un cadre privé, les collaborateurs parlent de leurs entreprises, en bien ou en mal, et ce en fonction de leurs expériences.

L'offboarding, lui, s'inscrit dans un contexte où si le collaborateur part d'une entreprise, il est tout à fait dans l'intérêt de cette entreprise de s'assurer que le collaborateur en parlera en bien, même après son départ, devenant ainsi un ambassadeur de la marque sans même en avoir l'intention. Jetez-le à la porte tel un malpropre, et... vous imaginez la suite. 

  • 3. La motivation au travail
  • L'offboarding n'influence pas uniquement ceux qui partent, mais également les collaborateurs qui restent. En mettant en place une stratégie d'offboarding efficace et positive pour le collaborateur partant, les autres y voient une considération bénéfique de la part de l'entreprise envers eux. Leur travail compte, et même s'ils choisissent de partir, l'entreprise restera à leurs côtés jusqu'au bout. 

Si avec ça vous ne voyez pas l'intérêt de l'offboarding...

  • 4. Le recrutement boomerang
  • Enfin, un concept qui, comme l'offboarding, connaît un essor dans les pays anglophones est le recrutement boomerang. Qu'èsaquo, nous vous entendons dire ? Le recrutement boomerang, comme le nom laisse entendre, est un recrutement d'une même personne partie auparavant de l'entreprise, mais qui souhaite la réintégrer.

Dans le contexte de l'offboarding, cela est rendu possible grâce à l'image positive que ce collaborateur a retenue de l'entreprise lors de sa précédente expérience, et devient de plus en plus un concept courant (encore une fois, dans les pays anglophones) dans une économie où un collaborateur est de plus en plus libre de diversifier son expérience professionnelle au gré de ses envies.

  • 5. La sécurisation des données de l'entreprise
  • Dans un registre un peu différent des autres avantages, l'offboarding permet également de mieux maîtriser la sécurisation des données de l'entreprise. Lors du départ d'un collaborateur, il suffit que ce dernier soit mal-accompagné pour qu'il décide de manipuler les données auxquelles il pouvait avoir accès dans son poste (par exemple, en les rendant inutilisables ou encore en les emportant chez un concurrent).

Bref, l'offboarding est un avantage pour éviter ce genre de scénario catastrophe qui peut malheureusement survenir.


Offboarding : une stratégie en cinq étapes

Cela ne suffit pas de vanter uniquement les mérites de l'offboarding ; il faut pouvoir mettre en place une stratégie digne de ce nom par la suite. Dans ce contexte, nous vous proposons de découvrir les différentes étapes à respecter, ainsi que les écueils à éviter dans le cadre d'une stratégie d'offboarding.

  • 1. Établir une feuille de route
  • Bien que chaque offboarding sera unique et comptera son lot de spécificités, il est important avant tout d'avoir une feuille de route généraliste permettant aux ressources humaines d'accompagner le collaborateur partant. Pragmatiquement, cette liste servira notamment à établir les lignes directrices de l'offboarding : gestion administrative des documents liés à la fin de contrat, récupération du matériel (si matériel il y a), clôture des comptes, gestion des mutuelles et des assurances... Bref, tout ce qu'il faut pour bien assurer le départ de votre collaborateur.
  •  
  • 2. Établir les cas particuliers et individualiser sa stratégie d'offboarding
  • Comme n'importe où, tout le monde ne sera pas logé à la même enseigne en matière d'offboarding. Plus le collaborateur partant occupe un rôle important, plus il sera important de détailler son offboarding. Cette gestion plus poussée amènera à contrôler tous les aspects de son départ, du transfert des compétences aux accords de confidentialité et de non-concurrence en passant par les différents avantages en nature.

À l'opposé de ce "chouchoutage", il est également important de définir les collaborateurs qui peuvent être perçus comme désengagés, voire même toxiques pour l'entreprise. Leur traitement ne doit pas être le même en matière d'offboarding, car cela peut être perçu (notamment par les collaborateurs qui restent et qui se réjouissent de voir cette personne partir) comme un affront.

Bref, utilisez les connaissances que vous avez pour faire les bons choix en matière d'offboarding pour chaque collaborateur, en retenant bien que chaque cas est unique.

  • 3. Communiquer et être transparent avec l'entreprise
  • Cela devrait être un réflexe pour toutes les entreprises, mais malheureusement ce n'est pas le cas systématiquement : lorsqu'un collaborateur décide de partir, il est essentiel de communiquer et de rester transparent avec les collaborateurs qui restent. Mieux vaut avoir en effet une équipe rassurée de savoir que l'activité va perdurer (surtout si la personne partante est dans un poste à responsabilités) qu'avoir une équipe surprise et démotivée par le départ soudain et inattendu d'un collaborateur.
  •  
  • 4. Assurer la reprise et organiser le départ du collaborateur
  • Imaginez le scénario qui suit : un collaborateur vous quitte au bout d'un délai de trois mois. Vous avez donc trois mois pour organiser la reprise de son poste et la transmission de ses connaissances à son successeur. Pour quelle solution optez-vous :
  •  
  • a. Attendre le dernier moment pour faire venir le nouveau collaborateur
  • b. Faire venir le nouveau collaborateur en amont afin d'assurer une période de transition

Ce n'est pas une question piège, et si vous avez répondu autre chose que la b., repensez votre stratégie, car vous courez droit dans le mur. Pour reprendre l'exemple évoqué auparavant du scénario catastrophe (deux salariés vs un pour faire le même travail) : mieux vaut payer deux salaires pendant quelques mois que pendant toute une vie professionnelle.

  • 5. Garder le contact
  • Dans le cadre d'une stratégie de recrutement boomerang, cette étape est indispensable. En gardant un contact cordial avec le collaborateur partant, vous augmentez vos chances de le recruter à nouveau à l'avenir, et vous gardez un ambassadeur de votre marque même s'il n'y travaille plus.

Les chiffres à connaître sur l'offboarding

Le taux du turnover en France est en moyenne de 15% selon l'INSEE (source), bien que cette moyenne fluctue fortement en fonction du secteur d'activité. Ainsi, dans des secteurs comme le commerce, la technologie et la prospection, le turnover peut facilement atteindre les 50%, voire plus (source).

L'offboarding quant à lui peine encore à se démarquer en France selon le 3e baromètre de l'expérience collaborateur (source) : alors que 55% des entreprises françaises ont formalisé une stratégie d'onboarding, l'offboarding n'arrive même pas sur le tableau des stratégies.

Pour autant, selon un sondage mené par les éditions Tissot (source), 51% des Français salariés souhaiteraient changer d'entreprise (dont 16% qui ont répondu très favorablement à l'idée). Ainsi, le départ des entreprises n'est pas une question de "si", mais de "quand".

Enfin, selon une étude de Hays (source), 85% des collaborateurs seraient prêts à parler en bien de leur entreprise si leur départ se passait dans de bonnes conditions. Par ailleurs, 70% envisageraient même la possibilité de revenir dans cette même entreprise à une date ultérieure si l'offboarding se passait bien.


Les livres blancs à consulter

Vous trouverez ci-dessous une sélection de livres blancs traitant principalement de l'offboarding. Nous en avons également profité pour glisser un ou deux livres blancs sur l'onboarding, car en toute probabilité, si vous avez en tête de monter une stratégie d'offboarding, vous aurez certainement à coeur de constituer une stratégie d'onboarding également. Bonne lecture !


Gérez sereinement tous vos départs

Livre blanc de Workelo

Découvrez tous les conseils de Workelo pour rendre les départs de vos collaborateurs constructifs et humains.

Checklist Offboarding (côté employeur)

Livre blanc de Elevo

Ce livre est une checklist pour votre offboarding du côté employeur.

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