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La gestion de la paie de A à Z


Depuis la nuit des temps, l'homme et la femme travaillent principalement en échange d'une rémunération (hors esclavagisme et bénévolat, bien entendu). Bien qu'on peut croire qu'un sujet pareil reste simple, la gestion de la paie a évolué au sein de différents pays pour devenir une véritable machine de complexités et de subtilités. Par conséquent, nous en profitons pour faire le point dans de ce dossier, et vous expliquer les fondamentaux de la gestion de la paie, ainsi que ses divers enjeux. Bonne lecture !


Qu'est-ce que la gestion de la paie ?

Comme à notre habitude, commençons par une petite définition. Cela peut sembler évident de définir la gestion de la paie, mais derrière un concept simple se cache en réalité une machine complexe à maîtriser.

La gestion de la paie est un élément central du travail en entreprise, touchant à la fois les services comptabilité et ressources humaines, et affectant les collaborateurs à tous les niveaux. Pour citer ce qui est absolument évident pour tout le monde : la gestion de la paie consiste à rémunérer le collaborateur pour un travail effectué. D'ailleurs, du point de vue de ce dernier, rien de plus simple : travailler, et à la fin du mois - dans la majorité des cas - recevoir un bulletin de salaire et une belle somme sur son compte en banque !

Toutefois, du point de vue des ressources humaines et de la comptabilité, cet exercice essentiel à l'entreprise est extrêmement complexe, demandant des connaissances approfondies en réglementations juridiques et les conventions établies au sein des différentes entreprises. Pour le commun des mortels, ce sujet s'apparenterait presque à de la sorcellerie (il suffit de jeter un coup d'oeil à son bulletin de salaire, par exemple, pour être déjà perdu avec les innombrables lignes de cotisations qui calculent le salaire net à partir du brut...).

N'ayez crainte, nous allons prendre le temps de bien tout expliquer dans ce dossier, et éviterons surtout de vous perdre dans les incantations magiques (plus communément appelés les acronymes) de la gestion de la paie.

Avant d'aller plus loin, définissons les missions principales de la gestion de la paie :

  • 1. Collecter les données liées à l'activité des salariés (absences, heures de travail, etc.)
  • 2. Calculer la rémunération du salarié, ainsi que les cotisations et contributions de ce dernier (et de l'entreprise), et établir le PAS (prélèvement à la source)
  • 3. Rédiger les déclarations obligatoires, à savoir la Déclaration Unique d'Embauche (DUE), et la Déclaration Sociale Nominative (DSN)

Vous vous demandez peut-être déjà ce que sont les DUE et DSN. Pour simplifier, la DUE est un document qui se produit lors de l'embauche d'un nouveau salarié, et qui transmet toutes les informations nécessaires auprès de l'URSSAF dont dépend l'entreprise. Pour ce qui de la DSN, on parle ici d'un document qui a été conçu pour simplifier le système d'échange de données français concernant les entreprises (salaires, arrêts maladie, maternité, accidents...). Nous vous expliquerions bien plus en détail, mais nous avons pensé honnêtement que vous vous endormissiez en cours de lecture !

Bref, maintenant que vous comprenez les bases de la gestion de la paie, passons aux enjeux de cette dernière.

 

LES ENJEUX DE LA GESTION DE LA PAIE

Les enjeux de la gestion de la paie sont nombreux. De par l'importance que joue cette gestion au sein de l'entreprise, il est vital pour cette dernière de rester à jour sur le sujet afin d'éviter des conséquences qui peuvent être désastreuses... D'ailleurs, il est important de noter quelque chose ici : l'ignorance n'est pas une défense légale valable quand on parle de paie. Cela peut sembler évident pour beaucoup, mais vu les abus qui peuvent survenir, il semble important de le rappeler.

Rappelons par ailleurs les conséquences qu'il peut y avoir pour une entreprise qui ne joue pas le jeu en matière de gestion de paie. En cas d'erreurs ou d'omissions volontaires, l'entreprise s'expose à des sanctions en cas de contrôle par l'URSSAF (des sanctions financières, administratives, voire pénales si les faits sont suffisamment graves) ou encore des séances aux prud'hommes s'il y a conflit avec le salarié. Afin d'éviter ce genre de conséquences, il est donc essentiel de respecter les enjeux ci-dessous.

  • Enjeu #1 : être conforme à la réglementation de la paie
  • Se conformer à la réglementation de la paie est un enjeu extrêmement important (de par les conséquences susmentionnées, entre autres), et demande une veille permanente des ressources humaines et de la comptabilité pour s'assurer que leurs informations soient bien à jour. Pour ne citer qu'un des nombreux changements récents ayant touché les entreprises : le prélèvement à la source.

Afin de faciliter cette conformité, il existe souvent au sein de l'entreprise un document référentiel interne unique, aussi connu sous le nom de livre blanc de paie (une utilisation bien différente du support du livre blanc reservé exclusivement à l'interne), qui regroupe les spécificités qu'une entreprise doit respecter dans le cadre de la paie.

  • Enjeu #2 : assurer la qualité de la gestion de la paie
  • Nous l'avions déjà évoqué tout à l'heure : à moins d'être un expert, le bulletin de salaire peut à la limite s'apparenter à une formule magique tant il est incompréhensible. Ce document d'ailleurs fait état d'un nombre impressionnant de réglementations encadrant son utilisation, les informations qui doivent y paraître, etc.

Un traitement scrupuleux de ses informations est donc un enjeu capital pour l'entreprise, car une erreur dans ces bulletins de salaire, quelle que soit sa nature (textuel, salaire brut, temps de travail, PAS, avantages sociaux, indemnités de rupture de contrat de travail), peut causer de graves ennuis.

D'ailleurs, cela ne s'arrête pas uniquement au bulletin de salaire, mais touche tous les aspects de la gestion de la paie, incluant la DUE et DNS, les absences (pour maladie ou autres), les modifications de contrats, etc. En bref, il est tout bonnement vital d'être rigoureux et méticuleux dans ce milieu.

  • Enjeu #3 : sécuriser les données liées à la gestion de la paie
  • Il n'est pas que question d'assurer la qualité et la conformité de la gestion de la paie, mais également assurer la sécurité des données traitées dans ce cadre. Le nombre de données personnelles hautement confidentielles est impressionnant, allant du numéro de sécurité sociale à vos données bancaires en passant par votre adresse, votre rémunération, votre PAS (pour ne citer que quelques exemples). En bref, il est essentiel d'avoir un logiciel performant pour la gestion de la paie, si vous gérez votre paie en interne ; si la gestion de la paie est externalisée, il faut connaître les capacités de sécurité du tiers qui gère toutes ces données !
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  • Enjeu #4 : respecter la périodicité et les modes de paiement des salaires
  • Il existe un certain nombre de lois encadrant ce dernier enjeu de la gestion de la paie. En ce qui concerne la périodicité de la paie, le Code de Travail stipule qu'un employeur doit verser le salaire de ses collaborateurs tous les mois à la date de son choix, et ce avec pas plus d'un mois d'écart entre chaque salaire (dans les faits, cette loi est relativement flexible).

Par ailleurs, les modes de paiement du salaire sont également fixés par la loi : par virement bancaire, par chèque, et enfin en espèces (oui, oui, cela peut se faire à condition que le salaire net ne dépasse pas les 1 500€ / mois).


Quelques chiffres sur la gestion de la paie

En 2021, le SMIC horaire brut est de 10.25€ soit 1 554.58€ pour 151.67 heures mensualisées pour la métropole et les DOM-TOM, hormis pour Mayotte, où le SMIC horaire brut passe à 7.74€ soit 1 173.93€ pour 151.67 heures mensualisées. (source : paie-RH)


Les acteurs principaux de la gestion de la paie

Dans notre dossier, nous vous avons parlé de deux des acteurs principaux de la gestion de la paie, à savoir la comptabilité et les ressources humaines. Toutefois, nous en avons omis un qui reste particulièrement important : la direction et le management. Ce troisième acteur varie fortement en fonction de la taille de l'entreprise, mais peut correspondre à une des entités suivantes :

  • 1. La comité de direction
  • 2. Le directeur général seul, notamment dans les petites structures          
  • 3. Les actionnaires, notamment dans les entreprises cotées
  • 4. Un comité de rémunération, une instance obligatoire dans les entreprises avec un chiffre d'affaires supérieur à 5 milliards
  • 5. Une équipe de managers dédiée aux problématiques de la rémunération

Les livres blancs à consulter


Gestion de la paie en 2021 : toutes les nouveautés

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