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Le Digital Asset Management (DAM) : comment gérer ses ressources numériques


À moins de travailler à bord d'un chalutier en pleine mer, il est difficile de faire deux pas dans le monde professionnel aujourd'hui sans tomber sur du contenu numérique. Même les entreprises les plus réfractaires comprennent que le numérique est essentiel à leur survie, et tous, ou presque, ont au moins un fichier digital à leur nom. Cela dit, pour de plus en plus d'entreprises ce n'est pas un ou deux fichiers à traiter, mais des dizaines de milliers. Même avec la meilleure volonté du monde, y mettre de l'ordre est une tâche surhumaine, surtout quand plusieurs personnes, voire plusieurs équipes travaillent sur du contenu, chacune avec sa méthode de faire (qui est, bien entendu, la meilleure façon de faire, un point c'est tout). Pour tous ces problèmes, il existe une solution : le DAM.


Définition

Pour les marketers de la vieille école, vous grognez peut-être à l'idée du Digital Asset Management (DAM pour les intimes). Pourtant, cette solution n'est plus du tout ce qu'elle était à ses débuts. Avant de nous lancer dans son histoire, toutefois, une brève définition pour ceux qui ne connaissent pas ce terme.

Pour aller au plus simple, le Digital Asset Management est une solution de gestion de ressources numériques. C'est du moins la traduction française officielle qui lui est attribuée par de nombreuses entreprises. Néanmoins, cela ne nous explique pas concrètement ce que c'est. Pour comprendre réellement le concept du DAM, il faut remonter dans son histoire dans les années 90, lors de la création des premières solutions.

Ce sont notamment les imprimeries, les maisons d'éditeurs et autres agences spécialisées dans les médias qui avaient besoin de solutions pérennes pour stocker et gérer leur contenu média digital. C'est ainsi que sont nés les premiers DAM. Soyons honnêtes ; ces précurseurs on-premise (l'opposé des SaaS) des solutions existantes aujourd'hui n'étaient pas beaucoup plus que des outils de stockage, et n'ont rien à avoir avec les outils qui sont décrits plus loin. Souvent complexes à intégrer au sein d'une entreprise, elles faisaient partie d'un marché de niche à l'époque.

Ce n'est que ces dix dernières années, avec l'avènement du digital un peu partout, que le DAM a évolué pour devenir plus qu'une simple solution de stockage pour un marché relativement restreint. Avec l'importance croissante que représentait le branding visuel des grandes entreprises, les DAM ont vu le marché évoluer avec des intégrations dans des structures B2C, notamment au niveau du marketing et du design, facilitant ainsi le partage de ressources numériques.

Vint peu d'années après la vague du content marketing et la démultiplication des types de contenus. Les DAM évoluèrent à nouveau pour être compatibles avec des solutions tiers de création de contenu comme Adobe Creative Cloud et Office, ainsi que des solutions d'e-commerce et de réseaux sociaux. 

Ce n'est que récemment que les DAM ont débloqué leur potentiel en étendant leur compatibilité à presque tous les formats de fichiers qui existent, et deviennent également de plus en plus un outil utilisé par les TPE et PME, due entre autres au mode SaaS et à une simplification de l'UX à tous les niveaux.

 

LE DIGITAL ASSET MANAGEMENT EN 2019

Vous l'aurez compris, un DAM aujourd'hui est bien plus qu'un simple outil de stockage. Même si certaines entreprises s'en servent encore peut-être uniquement pour le stockage, les fonctionnalités de ces solutions sont particulièrement diverses. Pour beaucoup même, le DAM est devenu un composant aussi essentiel que le CRM au sein d'une entreprise, et à juste titre. 

Bien que chaque DAM soit différent, nous pouvons identifier certaines fonctionnalités communes à tous :

Stockage - Vous l'aurez bien compris maintenant, un DAM permet de stocker des ressources numériques, et ce de manière centralisée (souvent dans le Cloud aujourd'hui). Comme indiqué auparavant, presque tous les formats de fichiers y sont inclus.

Organisation - Un autre aspect fondamental d'un DAM. Le succès de ces solutions repose sur le fait qu'on puisse y organiser de manière précise les ressources, que ce soit au niveau de l'indexation, du versioning (la gestion des versions), le nettoyage de dupliqués, l'archivage...

Recherche - Il ne suffit pas de stocker et d'organiser les ressources, il faut également pouvoir les retrouver après. Les outils de recherche dans les solutions DAM sont par conséquent très performants, de manière générale (recherche par mot au sein d'un texte, recherche par couleur, par DPI...)

Partage - De la gestion des accès au partage des ressources volumineux, la fonctionnalité de partage contribue grandement à la réussite d'un DAM, notamment depuis que ces solutions deviennent de plus en plus utilisées par d'autres services que le marketing.

Intégration - Comme nous vous le disions plus haut, les éditeurs de DAM ont rapidement compris qu'il fallait faire en sorte que leurs solutions soient compatibles avec des tiers ; le résultat aujourd'hui est que la plupart des solutions sont entièrement compatibles avec les CRM, CMS, l'e-commerce, le marketing automation, les outils de réseaux sociaux, Adobe Creative Suite, etc.

Outre les fonctionnalités de base, un modèle officiel existe pour déterminer si oui ou non une solution DAM peut réellement être considérée comme telle : celui du DAM Foundation. Cette fondation a établie une liste complète des 10 charactéristiques essentiels pour être reconnu comme un DAM. Nous avons traduit et simplifié pour vous cette liste :

  • 1. Un DAM ingére des ressources et facilite la gestion de ses ressources et des données associées.
  • 2. Un DAM sécurise les ressources qu'elle contient.
  • 3. Un DAM stocke tout type de données, à la fois binaire (un fichier qui n'est pas un texte) et en métadonnées.
  • 4. Un DAM convertit les ressources en de nouveaux formats, comme des thumbnails, lors de l'ingestion.
  • 5. Un DAM enrichit les ressources avec l'extension des métadonnés et des indicateurs clés au cours de la vie et de l'utilisation du fichier.
  • 6. Un DAM associe les ressources à des fins de versioning (gestion des versions).
  • 7. Un DAM régule les outils de workflow, permettant ainsi un processus structuré pour la gestion, création et révision des ressources.
  • 8. Un DAM facilite la recherche de ressources afin d'en optimiser l'utilisation.
  • 9. Un DAM permet la prévisualisation de ressources, sans avoir à les télécharger.
  • 10. Un DAM produit et publie du contenu en fournissant des méthodes pour partager des ressources en dehors du système.
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Quelques chiffres

64% des marketers pensent que le manque de ressources, entre autres, constitue un des freins principaux au marketing omnicanal (La gestion des ressources numériques pour les nuls, Bynder).

Jusqu’à 75 % de temps serait gagné à des niveaux comme la validation des médias et la conversion des fichiers, pour ne citer que deux exemples, avec une solution DAM (SerdaLab).


Les principaux acteurs à suivre

Lors de la définition, nous vous parlions du DAM Foundation. Outre les dix points caractéristiques des DAM, elle a également établi une liste de toutes les solutions de DAM sur le marché qui respectent lesdits points, par le biais de son site filial, DAM Maturity Model (à savoir que le DAM Foundation a cessé d'exister en 2017, mais cette filiale a continué de mettre à jour la liste des partenaires agrée). Nous en avons sélectionné pour vous quelques exemples.

Bynder - Entreprise créée en 2013 aux Pays-Bas, Bynder propose une solution SaaS pour le Digital Asset Management. Vous trouverez d'ailleurs en bas de ce dossier un livre blanc édité par la société.

Nuxeo - Entreprise française fondée en 2000, elle propose plusieurs solutions liées à la gestion de contenu, dont un ECM, un Case Management, ainsi qu'un DAM.

Adobe - Inutile, je pense, de vous présenter Adobe en détail, car presque tout le monde utilise au moins un de ses outils. Ils ont notablement acquis un DAM qui fait maintenant partie de leur gamme de produits : l'Adobe Experience Manager (AEM).


Les livres blancs à consulter


La gestion des ressources numériques pour les nuls

Livre blanc de Bynder

Tout pour comprendre la gestion des ressources numériques (DAM).

Le DAM, une solution essentielle pour soigner son image

Livre blanc de Archimag

Un livre blanc qui détaille les avantages d'une solution de Digital Asset Management (DAM).

5 raisons d'utiliser une solution DAM

Livre blanc de MaPS System

Comment une solution de gestion de ressources numériques aide à offrir des expériences clients percutantes sur tous les points de contact de votre marque.

Cinq ateliers à organiser avec vos utilisateurs pour réussir votre projet DAM

Livre blanc de Adone Conseil

Adone Conseil vous présente ici cinq sujets structurants dans le déploiement d’un projet DAM à aborder en ateliers avec vos « business users ».

PIM, DAM, les frères ennemis

Livre blanc de Keepeek

Un livre blanc comparatif de deux solutions de gestion, le PIM et le DAM.

Gestion documentaire open source : Principes, mise en oeuvre et outils open source

Livre blanc de Smile

Un livre blanc qui détaille les différentes solutions de gestion documentaire open source du marché.