Le PIM (Product Information Management) expliqué simplement

Vous nous excuserez pour cette petite dose d'humour (un peu lourd) pour lancer le dossier ; la thématique que nous abordons est quelque peu technique, et demande un peu de légèreté avant de nous lancer dans le vif du sujet !

Bref, le PIM - Product Information Management, ou gestion des informations produit pour les intimes - est un logiciel d'entreprise faisant partie du système d'information, au même titre que le CRM, le DAM, l'ERP, le MDM, ou le PLM. Ces quelques acronymes ne vous parlent pas ? C'est normal, car hormis le CRM, l'outil de relation client par excellence, ce ne sont pas forcément des logiciels que toutes les entreprises utilisent ; il en va de même pour le PIM. Ce sont typiquement des entreprises de taille moyenne ou bien les grands comptes qui profitent pleinement des fonctionnalités d'un PIM, mais depuis quelques années ce type de logiciel se démocratise au sein des PME qui se rendent compte de la valeur d'un tel produit dans un contexte multi- ou omnicanal.

Un PIM, c'est quoi exactement ?

Savoir qu'un PIM est un logiciel d'entreprise est déjà une bonne chose, mais seriez-vous en mesure de dire précisément ce qu'il fait ? La réponse est simple : le PIM est un outil permettant de centraliser toutes les données concernant le(s) produit(s) ou service(s) à vendre d'une entreprise. Ces données sont récoltées en amont de différentes sources et traitées pour qu'il n'existe plus qu'une seule version du produit ou du service. L'objectif de cette transformation est simple : homogénéiser l'information produit afin qu'en aval tous les canaux de vente et les prestataires externes aient la même donnée, afin d'optimiser la production et les ventes.

Vous l'aurez compris, un PIM sert notamment lorsque votre stratégie commerciale est multi- ou omnicanale. Si ce n'est pas le cas, inutile pour vous d'investir dans un PIM dans l'immédiat. Si toutefois vous avez plus d'un canal de vente, continuez la lecture, car d'ici la fin de ce dossier vous serez peut-être convaincu de vous lancer dans un projet de PIM !

Comment différencier le PIM des autres outils du système d'information ?

Comme nous vous le disions au début du dossier, le PIM est un logiciel d'entreprise au même titre que plusieurs autres ; il n'occupe toutefois pas la même fonction et n'a pas pour vocation de les remplacer. Vous trouverez ci-dessous un comparatif avec un certain nombre de logiciels que l'on peut retrouver aux côtés (ou en amont) du PIM, ainsi que deux acronymes qui sont semblables au PIM, mais n'ont aucun rapport.

CRM vs PIM - Le CRM (Customer Relationship Management) est certainement le plus connu des acronymes en entreprise. Le CRM est tout simplement un outil permettant de centraliser toutes les données sur les clients et prospects de l'entreprise.

ERP vs PIM - L'ERP (Entreprise Ressource Planning) est un groupe de modules d'entreprise (comptabilité, ressources humaines, etc.) relié à une base de données unique. Tout comme le PIM, elle permet de centraliser des données, mais contrairement à ce dernier l'ERP a pour objectif simplement de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise.

DAM vs PIM - Un DAM (Digital Asset Management) gère, comme son nom l'indique, toutes les ressources digitales d'une entreprise, et ne se cantonne pas uniquement aux produits. Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre dossier sur les DAM !

MDM vs PIM - Le MDM (Master Data Management) se rapproche un peu plus du PIM que les autres déjà cités, mais reste tout de même différent. Le MDM ne se cantonne pas exclusivement aux données produits, mais également aux données clients, fournisseurs et financiers, et centralise toutes ces informations pour y faciliter l'accès. C'est un logiciel qui se situe souvent un peu en amont du PIM et qui permet de faire un premier tri des données avant de les faire passer au PIM pour les enrichir et les distribuer aux différents canaux de vente.

PLM vs PIM - Le PLM (Product Lifecycle Management), bien qu'ayant une seule lettre de différence avec notre ami le PIM, est complètement différent ! Sans passer dans les détails techniques, le PLM est non pas un logiciel, mais un ensemble de méthodes, de concepts et d'outils permettant de créer et d'entretenir un produit industriel au cours de sa vie.

BIM vs PIM - Le BIM (Building Information Modelling) n'a rien à avoir avec le PIM, mais est presque identique dans sa consonance. Cela génère par conséquent de nombreuses confusions entre le PIM et le BIM. Ce dernier concerne uniquement le monde du bâtiment, et correspond spécifiquement à un ensemble de processus et d'outils pour faciliter la gestion d'un projet de construction.

Quel est le fonctionnement d'un PIM ?

Six étapes clés se distinguent dans le fonctionnement optimal d'un PIM.

1. Le recensement - Avant de pouvoir homogénéiser les produits de votre entreprise, il faut d'abord être en mesure de les lister ! C'est là toute l'importance de cette première étape de recensement qui demandera un travail minutieux pour s'assurer d'avoir une liste cohérente et complète de tous les produits de l'entreprise.

2. Le nettoyage - Lors du recensement, il est probable que vous ayez récupéré en doublon certaines informations, voire des produits qui n'existent même plus. Il est donc essentiel de nettoyer la liste de tous ces doublons et produits non disponibles. C'est également une opportunité de contrôler les informations produits en eux-mêmes pour s'assurer de leur précision.

3. Le remplissage - Si vous aimez bien que tout soit bien carré, uniforme et cohérent, cette étape incontournable et quelque peu fastidieuse est faite pour vous ! Après le recensement et le nettoyage, il faut désormais compléter toutes les informations de chaque produit dans le PIM.

4. La collaboration - Être acteur de son projet PIM est bien ; être l'unique acteur peut vite devenir rébarbatif. C'est pourquoi l'étape de la collaboration, notamment avec vos fournisseurs, est essentielle. Dans quasiment tous les PIM, il est possible d'intégrer des informations à partir de multiples comptes ; mettez donc vos collaborateurs et fournisseurs à la tâche pour faciliter la gestion des nouveaux produits !

5. La diffusion - Une fois les étapes ci-dessus complétées, il faut bien entendu procéder à la diffusion de l'information produit auprès des différents canaux de vente. Cette diffusion d'une information produit uniforme et cohérente enrichit l'expérience client.

6. Le cycle de vie - Sixième et dernière étape, la gestion en continu du PIM et le cycle de vie de chaque produit. Un produit possède toujours un cycle de vie défini, et il faut donc continuellement mettre à jour le PIM avec les nouvelles informations qui proviennent des fournisseurs, des clients, etc.

Pourquoi avoir besoin d'un PIM ?

Si après ces explications vous n'avez toujours pas compris l'utilité d'un PIM et ce que ce dernier peut apporter à votre entreprise, voici un exemple concret pour clore la définition de ce dossier.

Imaginons que vous vendez un smartphone, et que vous deviez le décrire. Les attributs de ce smartphone sont nombreux : largeur, longueur, résolution de l'écran, système d'exploitation, type de batterie, appareil photo, numéro de référence, prix, pour n'en citer que quelques-uns.

Imaginons maintenant que vous avez des centaines de références de smartphones, et qu'il faut faire la même chose pour chacune d'entre elles. Pour certains un simple fichier Excel pourrait suffire, mais à partir du moment où vous avez suffisamment de références et potentiellement plusieurs sites de vente cette méthode est tout simplement intenable.

Enfin, imaginons que vous vendez ces smartphones à la fois en ligne et dans plusieurs boutiques. Si on prend l'exemple du fichier Excel, chaque boutique aura sa propre version de la fiche, avec différents produits, potentiellement différentes promotions, différentes notes... Bref, un bordel sans nom pour l'entreprise et surtout pour le client qui ne s'y retrouvera pas parmi la multitude d'offres en fonction du canal qu'il choisit.

En somme, un PIM résoud tous ces problèmes en centralisant les données de l'information produit.