Webinars et webcasts : les clés pour tout comprendre

Pour résumer sa définition en une phrase, le webinar est un séminaire qui se déroule via le web, a contrario d'un séminaire classique en présentiel.

Le webinar est un mot-valise (c'est à dire un mot résultant de la fusion d'au moins deux mots différents) issu de l'anglais : web et seminar. Dans la langue de Molière, on utilise parfois la francisation du terme, webinaire, qui est issu des deux mêmes mots en français (web et séminaire).

Comme souvent avec le combat linguistique anglo-français, c'est le mot anglais qui remporte la victoire populaire avec une utilisation bien plus prononcée que le mot français. Nous nous efforcerons donc d'utiliser uniquement le terme "webinar" à travers notre dossier. Toutefois, il est intéressant de noter que le terme webinar n'a pas forcément la côte chez certains anglophones (une recherche rapide sur la version anglaise de Wikipedia pour le terme "webinar" redirige automatiquement vers la page sur le web conferencing), dû notamment à sa construction linguistique qui n'est pas considérée correcte.

Un autre terme ressort grâce à ce débat : le webcast. Dérivé du terme podcast, le webcast était à l'origine une méthode pour diffuser en streaming ou en différé un contenu vidéo ou audio sur le web. Bien que différent à l'origine du webinar, les acteurs du marché des webcasts ont progressivement ajouté des fonctionnalités similaires au webinar (fonctionnalités sur lesquelles nous reviendrons plus tard), rendant floues la différence entre le webinar et le webcast aujourd'hui.

C'est tout logiquement dans les années 90, lors de l'avènement du web et des technologies de communication en live, que le webinar a vu le jour. Il est difficile de déterminer sa première utilisation dans notre vocabulaire, mais nous savons que le terme avait été déposé aux États-Unis en 1998 par un homme au nom de Eric R. Korb, puis par une entreprise en 2000. Cette dernière a abandonné les droits en 2001, présumablement à cause de la nature généraliste du terme. Quant à la première entreprise ayant développé une technologie semblable au webinar, il s'agit de Starlight Networks (pour les amateurs de technologie parmi vous, cette entreprise fut une des premières de l'histoire à développer des technologies de VOD et de streaming, et ce dans les années 90).

L'UTILISATION DU WEBINAR AUJOURD'HUI ET SES AVANTAGES

Aujourd'hui, le webinar se met à toutes les sauces, mais a toujours un objectif fondamental : l'enseignement. La nature de cet enseignement peut naturellement être académique, orienté vers les élèves de divers cursus (souvent en université ou dans les cursus en ligne), mais il peut également être professionnel, et servir plusieurs objectifs pour une entreprise :

• 1. l’acquisition de connaissances ;
• 2. le positionnement d'une entreprise vis-à-vis de son expertise dans un domaine ;
• 3. la génération de leads.

Si ces différents objectifs vous parlent, c'est normal : le webinar peut essentiellement être une forme de content marketing comme une autre au sein des entreprises (comme le livre blanc, par exemple). C'en est d'ailleurs une des utilisations les plus communes aujourd'hui, notamment au sein des entreprises BtoB, car c'est un fait reconnu que la vidéo fonctionne comme forme de contenu. Par conséquent, proposer un contenu vidéo interactif est une garantie de succès dans beaucoup de cas.

Les avantages d'une telle forme de contenu sont d'ailleurs très nombreux :

• Une interactivité accrue avec l'utilisateur
• Étant donné les différentes fonctionnalités disponibles via un webinar (live chat, streaming), le webinar permet très facilement d'instaurer une relation de proximité, et d'établir des interactions spontanées qui n'auraient pas forcément lieu avec d'autres contenus.
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• Une audience plus large
• Vu que le webinar s'effectue en ligne, il est naturellement logique qu'on touche une audience plus large de par la nature globale du web.
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• Une économie en termes de temps, de coût et de déplacement
• Pour l'entreprise et pour l'utilisateur, un webinar représente une économie considérable en matière de déplacement (le webinar se regarde du bureau ou de chez soi), en matière de coût (pas besoin de louer une ou plusieurs salles pour un séminaire) et en matière de temps (un webinar peut naturellement se dérouler sur une période bien plus courte qu'un séminaire classique).
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• Une logistique simplifiée
• Tout comme l'avantage cité ci-dessus, la logistique d'un webinar est nettement plus simple dans la mesure où il suffit d'une plateforme ou d'un outil pour diffuser le contenu, a contrario d'un séminaire classique qui demande la location d'une salle, la gestion des déplacements, du logement, etc.
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• Des chiffres précis sur la participation
• Toutes les plateformes de webinars qui existent aujourd'hui proposent divers outils d'analyse des données recueillies pendant le webinar : le nombre d'inscrits, le temps de participation de chacun, le niveau d'engagement...
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• La création d'un contenu utilisable à répétition
• Outre l'application du webinar en live, il existe un avantage au webinar qui est celui de la diffusion en replay du webinar pour ceux qui l'auraient raté.
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• Une alternative viable aux conférences présentielles en temps de crise
• Nous ne pouvions pas parler des avantages d'un webinar sans vous parler du contexte actuel de la pandémie du Covid-19. Étant donné qu'une grande partie de la France se retrouve aujourd'hui en télétravail, la popularité des webinars explose ! Après tout, quoi de mieux pour remplacer tous ces séminaires et conférences présentiels annulés à cause des restrictions imposées sur les déplacements ?

METTRE EN PLACE UN WEBINAR : LES ÉTAPES À RETENIR

Dans le contexte mondial actuel, de nombreuses entreprises cherchent à mettre en place des webinars ; par conséquent, nous avons décidé de vous proposer une petite synthèse des étapes essentielles à respecter pour réussir votre projet !

En amont du jour J pour votre webinar, il faut :

• Choisir son outil
• Il existe de nombreux outils qui servent de plateformes aux webinars ; payante ou gratuite, chaque plateforme propose différentes fonctionnalités plus ou moins poussées. Comparez les fonctionnalités de chacune avec vos propres objectifs pour déterminer laquelle convient à votre projet.
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• Définir le thème et les objectifs
• Tout comme n'importe quel contenu, un thème intéressant est essentiel au bon déroulement d'un webinar. Il faut également faire le point en parallèle des objectifs du webinar : cherchez-vous des leads ? De la notoriété ? Ces objectifs influenceront forcément la thématique.
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• Trouver un guest speaker
• Cette étape est optionnelle, mais peut grandement jouer sur l'affluence auprès de votre webinar. Si vous parvenez à assurer la présence d'une personnalité connue et respectée dans votre thématique ou cible, cela ne peut être que bénéfique pour le projet.
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• Planifier le webinar
• Cela peut sembler évident, mais il faut bien sûr planifier une date et une heure pour votre webinar...
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• Promouvoir le webinar
• Votre webinar est fin prêt, mais personne ne s'y inscrit ; pour cela, il faut le promouvoir sur différents canaux tout comme n'importe quel autre contenu.

Le jour J de votre webinar, il faut :

• Contrôler la diffusion vidéo et son
• Cela peut sembler superflu pour certains, et pourtant... Il n'y a pas plus grande irritation pour un participant lors d'un événement s'il y a un problème de son ou de vidéo. Il est donc essentiel de contrôler en amont le jour J la diffusion de votre contenu pour vous assurer qu'aucun hic ne surviendra pendant le webinar.
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• Contrôler sa présentation
• Même cas de figure que ci-dessus, il est important de contrôler sa présentation (si présentation il y a) pour être sûr que sa diffusion ne sera pas interrompue pendant le webinar.
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• Prévoir un temps questions/réponses en fin de webinar
• Il est important de prévoir ce type de temps en fin de webinar afin de permettre la possibilité d'échanger avec les participants.
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• Enregistrer le webinar
• Enregistrez le webinar, si possible, avec l'outil que vous utilisez (ou un outil tiers) afin de pouvoir le mettre en replay après le jour J.

Après votre webinar, il faut :

• Promouvoir le replay du webinar
• Tout comme la promotion du webinar en amont, vous avez désormais un contenu que vous pouvez promouvoir sur vos canaux de communication afin d'élargir encore plus votre audience, et ainsi attirer de potentiels leads même après la fin du webinar.
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• Contacter les participants du webinar
• Cette dernière étape est optionnelle, et dépendra de l'objectif de votre webinar ; si l'objectif est de générer du lead, par exemple, il est logique de contacter les participants afin de déceler de potentiels prospects pour votre entreprise.