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Tout comprendre de la base de données économiques et sociales (BDES)


En tant que salarié, on ne se rend pas toujours compte du nombre faramineux d'obligations auxquelles une entreprise doit faire face. En tant que salarié, pourriez-vous par exemple citer chacune des innombrables formalités administratives lors de la création et de la cession d'une entreprise, chaque projet de loi qui passe à l'Assemblée nationale, ou encore les exercices mensuels et annuels qui, s'ils ne sont pas faits, exposent le gérant d'une entreprise à des amendes ou pire encore ? Vous l'aurez compris, les tâches qui incombent à un chef d'entreprise sont nombreuses. C'est pourquoi nous avons décidé de faire le point sur une de ses tâches, obligatoire pour bon nombre d'entreprises : la base de données économiques et sociales. Rassurez-vous, nous resterons concis dans la mesure du possible pour que tout soit clair au plus grand nombre.


Définition

Concrètement, de quoi parle-t-on lorsqu'on fait référence à une BDES, ou base de données économiques et sociales ?

En une phrase, la BDES est une base de données unique gérée par une entreprise qui regroupe les lignes directrices économiques et sociales de ladite entreprise. Cette base de données est une obligation légale pour toute entreprise employant au moins 50 salariés, et doit être à la disposition du CSE (le comité social et économique ; si vous ne connaissez pas cette instance de personnel, on a un dossier pour ça !) ou, à défaut, aux représentants du personnel.

L'objectif avoué de la BDES est très simple : elle renforce le dialogue social entre les salariés (représentés par le CSE) et la direction de l'entreprise en rendant transparentes les finances de la structure.

 

LES MENTIONS OBLIGATOIRES AU SEIN DE LA BDES

Sauf accord préalable entre les représentants du personnel et la direction de l'entreprise, un certain nombre de mentions sont obligatoires dans une BDES. Ces obligations varient en fonction de la taille d'entreprise (les entreprises de moins de 300 salariés ou plus de 300 salariés). Par souci de clarté, nous avons séparé en deux parties la liste ci-dessous pour que les obligations des deux variations soient claires (source : service-public.fr).

 

Pour les entreprises de moins de 300 salariés :

  • Investissement social
  • L'investissement social représente globalement les évolutions de l'entreprise en matière d'effectif. On y trouve notamment les évolutions par type de contrat, par âge ou encore par ancienneté, ainsi que les évolutions mois par mois des emplois par catégorie. Se situe également dans cette rubrique l'évolution de l'emploi des personnes handicapées, le nombre de stagiaires ou encore l'investissement dans les formations et les conditions de travail.
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  • Investissement matériel et immatériel
  • L'investissement matériel et immatériel, lui, fait le point sur l'évolution des actifs nets d'amortissement et des dépréciations éventuelles qui peuvent survenir, ainsi que les dépenses dans le secteur de la recherche et du développement. Il fournit également des mesures pour améliorer les méthodes de production et leurs incidences sur les conditions de travail.
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  • Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
  • Tout comme l'investissement social, cette rubrique permet d'analyser l'évolution de la situation de travail des femmes et des hommes au sein d'une même entreprise, que ce soit au niveau de l'embauche, de la formation, de la promotion ou de la rémunération. Bien entendu, nous y trouvons également une analyse des écarts de salaires avec plusieurs critères (âge, qualifications et ancienneté, notamment), ainsi qu'une liste des mesures prises au cours de l'année précédente pour améliorer l'égalité professionnelle. N. B. : Étant donné les progrès qui restent à faire dans le domaine, c'est à se demander si cette partie de la BDES ne devrait pas plus être scrutée au sein des entreprises...
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  • Fonds propres, endettement et impôts
  • Nous vous parlions tout à l'heure de transparence économique : voici une des rubriques qui traite le sujet. C'est ici que l'entreprise est obligée d'indiquer ses capitaux propres, ses emprunts ainsi que ses dettes financières (avec bien entendu le détail des échéances et des charges financières). Enfin, l'entreprise doit également y inscrire ses impôts et ses taxes.
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  • Rémunération
  • La transparence en matière de rémunération est un autre pilier de la transparence économique d'une entreprise. Dans cette rubrique vient s'inscrire l'évolution des rémunérations salariales, y compris les cotisations sociales, et ce par catégorie et par sexe. Vient se greffer à cette rubrique l'épargne salariale, sous la forme d'intéressement et de participation. N. B. : Dans le cas des sociétés anonymes d'au moins 250 salariés, il est obligatoire d'indiquer le montant global des rémunérations versées aux 5 ou 10 personnes les mieux rémunérées.
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  • Activités sociales et culturelles
  • Petite piqûre de rappel pour ceux n'ayant pas lu notre dossier sur le CSE, ce dernier est responsable entre autres de la mise en place d'activités sociales et culturelles (cela reste une fonction facultative toutefois). Dans le cas où l'entreprise contribue à ces activités, cette information est obligatoirement inscrite dans la BDES. Se rajoute à cette rubrique également tout mécénat.
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  • Rémunération des financeurs
  • Dans le cas où l'entreprise compte des actionnaires, qu'ils soient étrangers à l'entreprise ou salariés, il est obligatoire d'indiquer dans la BDES tous les revenus distribués, ainsi que le montant des actions détenues dans le cadre de l'épargne salariale, de la part dans le capital et les dividendes reçus.
  •  
  • Flux financiers 
  • Les flux financiers d'une entreprise correspondent tout simplement aux aides publiques, exonérations et autres entrées d'argent (réduction d'impôts, crédits, mécénat, etc.). Cette rubrique comprend également les résultats financiers, dont le chiffre d'affaires de l'entreprise.
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  • Partenariats
  • Cette rubrique liste tous les partenariats au sein de l'entreprise permettant de produire ou de bénéficier des produits ou services d'une autre entreprise.
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  • Transferts commerciaux et financiers 
  • Enfin, la dernière rubrique concerne les transferts commerciaux et financiers. En gros, tous les transferts de capitaux, les cessions, les fusions et les acquisitions sont listés ici.

 

Pour les entreprises de plus de 300 salariés :

  • Investissement social
  • Les changements dans la rubrique de l'investissement social sont de loin les plus conséquents dans la BDES d'une entreprise de plus de 300 salariés. On y compte désormais plusieurs mesures d'évolution mensuelles (l'évolution des effectifs, entre autres), ainsi que des détails beaucoup plus poussés sur les conditions de travail (durée, organisation et contenu du travail (travail alternant de nuit, travaux à la chaîne), les dépenses d'amélioration des conditions de travail, la médecine du travail, les accidents du travail, ou encore les maladies professionnelles).
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  • Investissement matériel et immatériel
  • En plus des mesures déjà mentionnées dans la première liste, une différence notable subsiste dans cette rubrique. Alors que pour moins de 300 salariés, la BDES fournit des mesures pour améliorer les méthodes des productions et leurs incidences sur les conditions de travail, dans le cas des entreprises de plus de 300 salariés, on note que la terminologie change pour obliger l'entreprise à mesurer l'évolution de la productivité et le taux d'utilisation des capacités de production.
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  • Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
  • Cette rubrique reste sensiblement la même en matière d'obligation que pour les entreprises de moins de 300 salariés.
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  • Fonds propres, endettement et impôts
  • Bien qu'étonnant, selon le site de service-public.fr, il n'y a aucune obligation pour une entreprise de plus de 300 salariés d'indiquer ses capitaux propres, ses emprunts, ses dettes financières, ainsi que ses impôts et ses taxes.
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  • Rémunération
  • En plus des différents points adressés dans la première liste, les entreprises de plus de 300 salariés doivent inclure dans cette rubrique les rémunérations accessoires, comme les primes (par sexe et par catégorie professionnelle) les avantages sociaux, les avantages en nature, ainsi que les régimes de prévoyance et de retraite complémentaire.
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  • Activités sociales et culturelles
  • En plus de la contribution aux activités sociales et culturelles, les entreprises de plus de 300 salariés doivent également lister ici la composition du CSE.
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  • Rémunération des financeurs
  • Cette rubrique reste identique aux obligations listées pour les entreprises de moins de 300 salariés.
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  • Flux financiers 
  • Cette rubrique reste identique aux obligations listées pour les entreprises de moins de 300 salariés.
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  • Partenariats
  • Cette rubrique reste identique aux obligations listées pour les entreprises de moins de 300 salariés.
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  • Transferts commerciaux et financiers 
  • Cette dernière rubrique reste identique aux obligations listées pour les entreprises de moins de 300 salariés.

 

LES CONDITIONS D'ACCÈS À LA BDES ET LES ENTREPRISES CONCERNÉES

En vue des informations extrêmement sensibles qu'une BDES peut contenir, il est important de rappeler dès maintenant que ce document est à usage interne au sein d'une entreprise. S'appliquent donc certaines conditions d'utilisation, dont notamment une obligation de discrétion souvent fixée par accord collectif entre le CSE et la direction.

Autres informations essentielles à connaître : le CSE a un droit d'accès 24/7 à la BDES ; par ailleurs, c'est à l'employeur de concevoir, de mettre en place et de maintenir à jour la BDES, et ce dernier peut également en déterminer les conditions d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation. C'est parfois le cas que ces conditions se créent à l'issue d'un accord collectif.


Quelques chiffres

En l'absence de base de données unique, l'employeur est coupable de délit d'entrave, passible d'une amende de 7 500€ (source : service-public.fr).

L'entreprise doit compter au moins 50 salariés pour que la BDES devienne une obligation (source : service-public.fr).


Les principaux acteurs à suivre

On dénombre deux acteurs principaux pour la BDES :

  • L'employeur
  • Comme nous vous le disions plus haut, l'employeur est responsable de la conception, de la mise en place et de la mise à jour de la BDES ; cela fait donc de lui un maillon essentiel dans ce processus.
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  • Le comité social et économique
  • Le CSE est l'autre maillon fort de la BDES (dans le cas où le CSE n'existe pas, les représentants existants du personnel prennent le relais) et a comme responsabilité de s'assurer que l'employeur remplit les conditions et les obligations de la BDES.

Les livres blancs à consulter


Base de Données Économiques et Sociales (BDES) : que faut-il savoir ?

Livre blanc de Wolters Kluwer

Ce livre blanc est destiné à ceux qui veulent comprendre le nouveau dispositif de la Base de Données économiques et Sociales (BDES), le mettre en place ou évaluer son impact sur les salariés.

Décryptage de la BDES

Livre blanc de Cegid

Tout pour comprendre la base de données économiques et sociales (BDES).

Comment réussir la mise en place de sa BDES ?

Livre blanc de Altays

Les conseils d'Altays pour une Base de Données Economiques et Sociales de qualité.

Base de données économiques et sociales - Le guide pratique de la BDES en 2018

Livre blanc de Alcuin

Alcuin souhaite, par ce livre blanc, vous faire un état des lieux de la BDES et vous donner les clés pour appréhender ce sujet dans son ensemble.

Le CSE en pratique

Livre blanc de SVP

Vous trouverez dans ce livre blanc la version « consolidée » des changements liés à la création du CSE, sous forme de synthèse, et de questions / réponses.