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Evénementiel : comment s'adapter à l'heure de la Covid-19 ?

Le monde de l'événementiel a été bouleversé avec l'arrivée de la Covid-19. Conférences annulées, salons internationaux reportés, et un nombre incalculable de séminaires mis sur le banc de touche en attendant de retrouver une cadence de vie "normale". La période de crise se prolonge dans le temps, et de plus en plus de personnes s'adaptent à ce nouveau mode de fonctionnement, avec notamment une adoption massive du digital. Toutefois, beaucoup d’entreprises se posent la question si cela vaut la peine de mettre en place un événement, et si oui dans quelles conditions ; c'est là où nous intervenons dans ce dossier aujourd'hui.


L'événementiel à l'heure du Covid-19 : quelle stratégie ?

Comme vous l'avez compris, nous allons vous parler aujourd'hui du monde de l'événementiel. Ce monde étant relativement vaste, il est important de préciser que notre focus sera plus dédié au monde du B2B même si, jusqu'à un certain point, les leçons qui s'en tirent sont tout aussi applicables au monde du B2C.

Commençons par les faits, purement et simplement : la Covid-19 a tout fait basculer. Euphémisme de l'année, peut-être, étant donné la crise sans précédent que nous traversons tous aujourd'hui. L'industrie événementielle a soudainement été contrainte de tout arrêter suite aux diverses restrictions de déplacement et de rassemblement mises en place par les gouvernements à travers le monde.

L'événementiel a répondu de plusieurs manières à cet arrêt brutal de son activité :

1) L'annulation des événements, la réaction dans la grande majorité des cas au début de la crise en mars 2020. Après tout, comment adapter une organisation devenue presque historique pour certains événements (comme les grands salons à Paris) en l'espace de quelques semaines à peine ?

2) Le report des événements, une réaction guère plus adaptée à la situation (même si au début nous ne pouvions concevoir que cette crise durerait aussi longtemps) ; à l'heure que nous vous parlons en décembre 2020, nous sommes déjà presque en 2021 et malgré les promesses d'un vaccin, la crise semble encore très loin de son épilogue. Qui plus est, il faudra très certainement attendre encore longtemps avant que le public ne soit au rendez-vous dans des endroits bondés à nouveau.

3) La phygitalisation des événements ; si vous n'êtes pas dans le retail, vous ne connaissez sans doute pas cette expression. Nous avions pourtant fait un dossier à ce propos il y a un certain temps ! Pour résumer en une phrase, le phygital correspond à l'alliage du digital et du physique. Le concept s'est surtout développé dans le retail, mais avec le coronavirus le Phygital est maintenant vu comme une réelle possibilité pour l'événementiel. Cela dit, créer - ou plutôt adapter dans la vaste majorité des cas - un événement préexistant à un format phygital demande beaucoup de réflexion et de créativité... et comme dans toutes les industries, sortir du sentier battu est beaucoup moins évident qu'il n'y paraît.

4) La digitalisation à 100% des événements : cette dernière option pour l'industrie événementielle ne s’est pas présentée comme une évidence pour le plus grand nombre, car tout comme la phygitalisation des événements, leur digitalisation demande toute autant de réflexion et de créativité.

Dans ces quatre cas de figure susmentionnés, il existe les réponses aux problématiques de l'industrie événementielle.

 

UNE INDUSTRIE TOURNÉE VERS L'AVENIR

Constat : le monde d'avant n'est plus. Il est essentiel de ne pas s'y voiler la face. Face à une pandémie qui nous force à changer toutes nos habitudes pourtant si bien ancrées - le cycle métro-boulot-dodo, pour vulgariser un sujet relativement complexe - les industries sont également obligées de réagir. Certaines industries doivent continuer avec le présentiel, car le métier l'exige (les usines, par exemple, mais même là des scénarios à distance sont envisagés) ; d'autres toutefois ont toutes les cartes en main, sans forcément le savoir, pour transitionner vers un monde phygitalisé ou digitalisé. C'est le cas de l'industrie événementielle.

Alors oui, cela demande un temps d'adaptation. Dans l'urgence beaucoup ont préféré simplement reporter ou annuler des événements, mais cette réaction n'est simplement pas envisageable dans le moyen à long terme. Alors que nous continuons de traverser jour après jour cette crise sanitaire, il est nécessaire de se reconvertir pour mieux réussir à l'avenir.

Dans le contexte de l'événementiel, cette reconversion passe par le phygital et le digital. Vous noterez l'utilisation très spécifique du terme "reconversion", car il nous paraît plus pertinent qu'un mot comme adaptation dans ce contexte. Alors que l'adaptation implique de prendre un événement existant et d'y coller des éléments digitaux par-dessus, la reconversion demande à ce qu'un événement soit déconstruit pour être mieux conçu par la suite. Si vous nous le permettez, une petite analogie qui rendra peut-être tout cela plus clair : vous n'utiliseriez pas un chassis de voiture comme base pour fabriquer un bateau, vous fabriqueriez tout simplement un bateau. Alors, pourquoi ne pas faire de même pour un événement phygital ou digital ?

Ce ne sont d'ailleurs pas les idées qui manquent pour s'orienter vers ce monde digitalisé dans l'événementiel. Une recherche rapide en ligne est plus que suffisante pour déterminer une ou plusieurs idées pour s'inspirer. Voici une de ces idées, parmi les plus simples à effectuer, pour réussir. Elle n'est certainement pas toute seule, mais les recommendations que nous y fournissons sont applicables de manière globale sur n'importe quel événement digital.

  • La conférence digitale
  • Jusqu'en 2020, les conférences se faisaient toutes en présentiel, ou presque. Souvent, il existait une diffusion live ou enregistrée de l'événement en ligne, mais cette diffusion n'a jamais été le focus principal de l'événement, car le gros des spectateurs était sur place. Sur scène, tel ou tel grand bonnet d'une industrie ou d'une start-up de renom serait présent, en train d'attiser l'intérêt des foules avec un discours inspirant, pédagogue (par exemple, les TED talks).

Aujourd'hui, ce concept peut toujours se faire, mais nécessite d'être repensé en profondeur. C'est ainsi que la diffusion en live devient le focus d'un tel événement, mais pour cela il faut réorienter toute la communication et le marketing.

Avant tout, l'ergonomie de la plateforme que vous utilisez pour diffuser votre événement doit être irréprochable, car ce dernier devient le hall d'entrée de votre salle de conférence ; il devient la salle elle-même. Vous ne souhaiteriez pas être dans une salle miteuse pour assister à une conférence, alors pourquoi se contenter de moins pour une conférence digitale ? Deuxièmement, la diffusion en elle-même doit être irréprochable. Pas de coupure intempestive, car le réseau est mauvais du côté de l'organisateur (quelque chose qui est à tester en amont). Troisièmement, l'interactivité : une des grosses critiques d'un événement digital est le manque d'interactivité entre le spectateur et le speaker. Cela peut facilement être pallié grâce à certaines technologies toutes simples.

Pour donner un exemple concret, un chatbox : il suffit d'avoir du côté de l'organisateur une personne pour suivre les remarques postées en live par les spectateurs sur la diffusion, qui les relaie ensuite au speaker à la fin de son discours, en cas de séance de questions/réponses. Un exemple plus évolué serait d'utiliser une plateforme spécifiquement dédiée pour poser des questions qui seraient ensuite sélectionnées par le speaker lui-même.

Une autre idée : des forums live dédiés à différentes thématiques auxquels les spectateurs peuvent se joindre et discuter en toute liberté avec d'autres professionnels d'un sujet lié à la conférence.

 

Bref, vous l'aurez compris que les idées affluent assez facilement, même sans être un expert, pour convertir une situation autrement néfaste en une opportunité d'avenir pour faire de l'événementiel quelque chose de durable dans le temps, même lorsque le rassemblement est proscrit.


Quelques chiffres de l'événementiel

Forcément, vu le contexte, il est impossible d'avoir assez de recul pour vous fournir beaucoup de chiffres pertinents sur l'événementiel digital ou phygital. Toutefois, il existe un certain nombre de chiffres qui prédatent la crise sanitaire sur cette mode de l'événementiel.

1) En 2015, une étude de Westuc démontrait déjà que 50 % des spécialistes du marketing ont assisté à un événement digital ou phygital. Ceux qui ont assisté à un événement virtuel ont 51 % plus de chances d’assister à un autre événement (source : evenement.com).

2) Selon cette même étude, 85 % ont indiqué qu’ils préféraient les événements en personne et 92 % pensaient recevoir davantage de contacts lors d’une conférence physique (source : evenement.com).

3) Enfin, 33 % des spécialistes du marketing interrogés dans l'étude de Westuc déclarent que leur société a organisé un événement virtuel. 70 % des spécialistes du marketing ayant déjà hébergé des événements virtuels ont déclaré vouloir en héberger davantage (source : evenement.com).


Quelques acteurs de l'événementiel

Les acteurs de l'événementiel étant trop nombreux pour tous les nommer, nous avons décidé de créer une petite sélection d'exemples d'outils liés à l'événementiel qui vous aiderons à mettre en place un événement digital ou phygital.

  • Eventmaker
  • Un logiciel de gestion événementiel qui permet de gérer de A à Z l'organisation de votre événement, de la création d'un site web de l'événement à l'envoi des invitations, en passant par les inscriptions, l'analytique, les paiements, l'organisation de la base de données et plus encore.
  •  
  • Eventdrive
  • En ces temps de crise, Eventdrive propose notamment via leur site de nombreuses manières de préparer son événement digital ; similairement à Eventmaker, il propose toute une panoplie de fonctionnalités pour faciliter la gestion événementielle.
  •  
  • Eventbrite
  • Eventbrite vient clôturer cette liste de logiciels qui, tout comme les autres, propose une suite de fonctionnalités pour simplifier la gestion de votre événement.
  •  
  • Livestorm
  • Du meeting d'équipe en ligne au webinar de 1 000 participants, Livestorm est actuellement la référence en matière de solution de webconférence made in France.

Les livres blancs à consulter


# Digitalisez vos événements

Livre blanc de Prest'Agency

Tout pour gérer vos événements à l'heure du Covid-19.

L'Event Aujourd'hui & Après-Demain, Le livre blanc du ZINC

Livre blanc de Olivier Sabau

Un livre blanc sur le futur de l'événementiel.

Comment réussir l’organisation d’événements en ligne ?

Livre blanc de Collock

Dans ce guide, Collock vous propose de découvrir les différents types d'événements d'entreprise et des astuces pour les organiser en ligne.

Lancer son événement digital

Livre blanc de win-win.com

Le guide pratique pour tout comprendre des e-événements.

Organiser des événements virtuels et hybrides : les nouveaux formats d’événements en ligne

Livre blanc de Eventmaker

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Pourquoi vous avez besoin d'une plateforme digitale pour gérer vos événements

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