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La dématérialisation : vers le zéro papier

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Dans cet ebook, vous découvrirez que la mise en place d’un processus de gestion des dépenses professionnelles permet une réelle évolution de plusieurs modes opératoires, aujourd’hui très répandus mais pourtant fastidieux.

 

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La dématérialisation n'a rien de nouveau en France ; dès l'avènement du numérique, ce n'était qu'une question de temps avant que les supports matériels ne trouvent une place dans les annales (dématérialisées) de l'histoire. Retour sur l'évolution de la dématérialisation au fil des dernières années.


La dématérialisation : définition et avantages

Avant toute chose, une définition s'impose pour ceux qui n'auraient que très peu utilisé un ordinateur dans leur parcours professionnel, ou qui n'ont simplement jamais eu à traiter un grand nombre de documents : la dématérialisation correspond à la conversion de supports d'informations physiques (en d'autres termes, des documents papier) vers un support numérisé.

Un peu d'histoire : il faut savoir que la dématérialisation ne date pas d'hier. C'est un concept qui existe maintenant depuis les années 70, à l'époque des disquettes ; c'est d'ailleurs cet ancêtre du CD, de la clé USB, du disque externe et plus récemment du Cloud qui a servi aux premières dématérialisations de documents. Pour les générations qui lisent ce dossier et qui n'ont jamais connu les disquettes, ces dernières pouvaient contenir jusqu'à 2,88 Mo de données : cela peut paraître risible aujourd'hui, mais sachez qu'à l'époque c'était une véritable mine d'or.

Quoi qu'il en soit, afin d'économiser de la place dans un bureau rempli de papiers, l'idée de la dématérialisation s'est répandue, et le fait de stocker des données sur ces fameuses disquettes est devenu monnaie courante. Avec le temps, les supports ont évolué - CD, clé USB, disque dur externe, Cloud - et les méthodes de dématérialisation aussi.

 

LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION

Aujourd'hui, la dématérialisation représente un véritable enjeu stratégique dans le développement et la transformation numérique de l'entreprise, et il existe plusieurs avantages à adopter une approche centrée autour de la dématérialisation.

Réduction des coûts de stockage

Parlons concrètement : dans certaines structures, la taille des archives est tout bonnement absurde. Dans certains bâtiments, un étage entier (souvent le sous-sol) est consacré au stockage de documents qui ne seront probablement que très peu utilisés. Alors que certains documents peuvent avoir une valeur historique - par exemple les mairies qui stockent parfois des documents qui remontent à plusieurs décennies, voire plusieurs siècles dans de rares cas - dans le cas de la plupart des entreprises, c'est de l'espace perdu pour très peu d'utilité.

Dans ce contexte, la dématérialisation se présente comme une aubaine, car elle permet de numériser ces papiers, et de gagner énormément de place pour autre chose, réduisant ainsi les coûts.

Automatisation du traitement des données

Les outils de gestion électronique documentaire (GED ; nous y reviendrons plus en détail après) permettent aujourd'hui des gains de productivité spectaculaire, grâce à l'automatisation de la collecte, de l'organisation et du traitement des données.

Cela permet notamment des gains de temps considérables pour les collaborateurs qui n'ont plus besoin d'éplucher feuille par feuille pour trouver telle ou telle information.

Gouvernance et accès de l'information

Dans cette ère du post-Covid, le télétravail s'est largement répandu au sein des entreprises. Dans ce contexte, une problématique liée au support papier a fait son apparition : comment faire pour que ce dernier soit accessible au collaborateur, qu'il soit dans les locaux ou non ?

Vous aurez certainement deviné que la réponse, c'est encore une fois la dématérialisation. Un projet de ce type permet de centraliser l'accès aux données papier, les rendant accessibles à n'importe quel moment, n'importe où, et ce par le biais d'un réseau interne à l'entreprise du type Intranet ou encore une Digital Workplace.

Réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise

Enfin, le dernier avantage de la dématérialisation, c'est la réduction de l'empreinte carbone de l'entreprise. Qu'on le veuille ou non, il devient aujourd'hui urgent de limiter le gaspillage au sein des entreprises, et ce gaspillage est passé (entre autres) par l'utilisation massive du papier pendant des siècles. Il existe aujourd'hui des méthodes moins onéreuses sur l'environnement pour gérer la documentation d'une entreprise.


GED et archivage : mettre en place son projet

C'est bien beau de parler dématérialisation, mais concrètement, il faut un projet pour mettre en place ce genre pratique au sein de l'entreprise. Dans ce contexte, nous avons établi une liste des conseils et étapes qui sont indispensables pour réussir un projet de dématérialisation.

Réaliser un diagnostic

Quel que soit le projet, cette étape s'applique toujours : il est essentiel de savoir pourquoi il est nécessaire. Identifiez les processus qui demandent à être dématérialisés, analysez les problématiques qui peuvent être causées par un manque de dématérialisation.

En ce faisant, prévoyez également les freins d'adoption qui peuvent s'appliquer, car la dématérialisation passe avant tout par vos collaborateurs. Enfin, il est essentiel de communiquer avec ces mêmes collaborateurs pour assurer en amont leur coopération et leur implication dans un projet de dématérialisation.

Définir le cadre

Comme n'importe quel projet, il est important d'en définir le cadre. Quelles sont les lignes directrices du projet ? Quelles technologies et quels outils utiliser ? Quels sont les flux documentaires à automatiser ?

Choisir une solution

Une question importante posée lors de la définition du cadre est le choix de l'outil. Souvenez-vous qu'un peu plus tôt nous vous parlions de la GED : dans le cadre de la dématérialisation, un outil de gestion électronique documentaire s'avère être indispensable.

Le sujet de la GED étant en lui-même une thématique relativement complexe, nous n'allons pas plus détailler ce dernier. Nous vous invitons toutefois à vous référer à notre dossier dédié à la GED.

Adapter ses objectifs

Les objectifs de la dématérialisation doivent être clairement définis en amont du projet en lui-même. Comme nous vous le disions auparavant, l'humain reste au centre de ce type de projet. Après tout, c'est Robert de la comptabilité qui utilise des factures papier à foison depuis plusieurs décennies ; c'est Alicia de la vente qui insiste à utiliser des bons de commande imprimés pour ses clients. Si les collaborateurs de votre entreprise ne sont pas mobilisés, votre projet est déjà au point mort. 

Il en va de même pour l'implication de la direction générale de l'entreprise, car un projet de dématérialisation va bien au-delà d'un simple outil de GED. Un projet de ce type implique un changement au coeur même de l'organisation de l'entreprise, et afin de modifier cette organisation il est indispensable d'avoir l'accord de la direction.

N'oublions pas non plus les fournisseurs, qui ont eux aussi leurs petites habitudes avec votre entreprise. Si ces fournisseurs acceptent uniquement des documents papier, comment les convaincre de l'utilité d'adopter votre projet de dématérialisation ?

Bref, les objectifs doivent être clairement fixés en amont du projet, en prenant en compte les nombreuses variables qui peuvent influencer le résultat dudit projet.


Les chiffres de la dématérialisation

Selon une étude de Cegid datant de 2020 :

1. 2,5 milliards de factures sont émises chaque année en France

2. 5% du chiffre d'affaires d'une entreprise est dédié à la gestion de ses documents papier

3. 8,6 jours : c'est la durée moyenne de traitement d'une facture entre la réception et le paiement

4. Les coûts de traitement de factures entrantes et sortantes sont quasiment divisés par deux dans le cadre d'un projet de dématérialisation (5€ contre 9,50€ pour une facture sortante ; 7,50€ contre 13,80€ pour une facture entrante)

5. 75% des entreprises qui adoptent une démarche de dématérialisation observent une amélioration au niveau de la relation client / fournisseur

6. 30% : c'est le gain de temps moyen pour les entreprises utilisant la dématérialisation

7. 70kg : c'est la quantité de papier économisée en moyenne chaque année par les entreprises qui utilisent la dématérialisation


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