Tout comprendre de la facturation électronique et du PLF

Il est probable que vous compreniez déjà les bases de la facturation électronique, mais pour celles et ceux d'entre vous qui ont quelques lacunes encore dans le monde du numérique, une petite leçon s'impose. La facturation électronique - également appelée facture dématérialisée par certaines entreprises - est une facture au format numérique, a contrario de la facture traditionnelle qui est au format papier.

La facture électronique est inextricablement liée à la thématique de la dématérialisation, dont nous vous avions déjà parlé il y a un certain temps. Le sujet de la dématérialisation est toutefois plus global que la facturation, d'où le fait que nous utiliserons uniquement le terme de facture électronique pour en parler dans ce dossier, et non facture dématérialisée.

LES AVANTAGES DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Avant de nous pencher sur le sujet plus complexe qu'est la législation liée à la facturation électronique, prenons en compte déjà les différents avantages que peut apporter la facture électronique face à une facturation plus classique.

• Faciliter l'envoi et la réception de factures
• Alors qu'une facture classique demande à être remplie à la main, remise en main propre ou envoyée par la poste, la facture électronique peut tout simplement être envoyée par mail. Quelques clics, et un envoi qui pouvait durer plusieurs jours ne dure plus que quelques minutes.
•  
• Réduire les coûts de traitement
• En fonction de la source, le coût d'une facture classique coûte entre 8 et 25 euros à traiter, mais beaucoup semblent placer ce coût aux alentours de 15 euros. A contrario de la facture classique, la facture électronique elle coûte en moyenne 5 euros.
•  
• Économiser sur l'espace de stockage physique
• Ce n'est malheureusement pas un stéréotype du service de comptabilité que leurs bureaux sont souvent remplis jusqu'au plafond de papiers et d'archives. La facturation électronique a toutes les clés pour résoudre ce problème d'archivage physique.
•  
• Limiter les risques liés à la perte ou le vol de documents
• La facture classique, bien qu'archivée, est particulièrement vulnérable à la perte ou au vol, car au mieux, une photocopie a été faite (un exercice chronophage, soi dit en passant) qui sera généralement stockée dans le même bâtiment que la copie originale de la facture. La facturation électronique quant à elle permet de limiter le risque de vol et de perte en stockant numériquement le document, grâce notamment aux systèmes de stockage dans le Cloud et également grâce à des mesures de cybersécurité élevées.
•  
• Un avantage écologique considérable
• L'écologie compte de plus en plus dans la balance, que ce soit au niveau de la réputation d'une entreprise auprès de ses clients ou auprès de l'État. Bien que certaines entreprises ont des difficultés à se digitaliser complètement, l'argument écologique pour passer à un système de facturation électronique est de plus en plus fort.

LA LÉGISLATION DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Pour tous ceux ayant déjà passé ne serait-ce que cinq minutes en compagnie d'une facture, vous savez que ces dernières sont extrêmement encadrées pour éviter les abus. Pour le non-initié, une facture peut même être déroutante à cause de sa complexité légale. C'est le même cas de figure pour la facturation électronique.

Nous avons essayé de résumer pour vous les principaux points essentiels à retenir pour la législation de la facturation électronique.

• Le format d'envoi de la facture électronique
• Une facture électronique peut avoir deux formats d'envoi pour être reconnue comme telle. Ou bien la facture peut employer un format d'EDI (échange de données informatisées) classique, qui permet un traitement automatisé grâce à des champs prédéfinis ; ou bien la facture peut être présentée dans un format d'envoi non structuré envoyé par mail, du type Word ou PDF.
•  
• Les mentions légales obligatoires de la facture électronique
• Tout comme une facture traditionnelle, il existe un certain nombre de mentions légales qui sont obligatoires :
•  
• - le nom complet de l'entreprise et du client ;
• - le numéro individuel d'identification de TVA de l'entreprise ;
• - les numéros d'identification de TVA du vendeur et de l'acquéreur pour les livraisons intracommunautaires exonérées ;
• - le numéro d'identification de TVA du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe ;
• - la date d'émission de la facture ;
• - un numéro unique permettant d'identifier la facture de manière chronologique ;
• - tous les détails de la commande, à savoir chaque unité d'un produit, sa quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA (si applicable) ;
• - tous rabais, ristourne, etc. qui peuvent affecter le prix de la facture ;
• - la date à laquelle la livraison des biens ou de services s'effectue (si applicable), ou la date à laquelle un acompte est versé ;
• - le montant de la taxe à payer ainsi que le total hors taxe ;

À noter qu'il existe plusieurs autres mentions qui n'ont pas forcément lieu d'être présentes sur une facture et dépendent d'un régime fiscal spécifique.

QUID DU PLF 2020 ET DES CHANGEMENTS QU'IL APPORTE ?

Le projet de loi de finances 2020, ou PLF 2020 pour les intimes, est le dernier projet de loi qui apporte sa pierre à l'édifice de la facturation électronique. Alors qu'au 1er janvier 2020, il était désormais obligatoire pour les entreprises de toute taille d'envoyer leurs factures au format électronique à toute structure publique, le PLF 2020 va encore plus loin.

L'article 56 du PLF définit notamment qu'à partir de 2023, et ce jusqu'en 2025, il sera progressivement obligatoire pour toutes les entreprises d'utiliser la facturation électronique pour gérer leurs factures. Cette évolution est encore dans les starting blocks, mais il n'est jamais trop tôt pour étudier un projet de mise en place d'un système de facturation électronique !