Votre plan d’action pour éliminer les sources de gaspillage dans vos projets.
"Comme de nombreux PMOs et entreprises organisées en mode projets, vous avez probablement tendance à sous-évaluer la quantité totale de travail consacrée à des tâches sans valeur ajoutée.
D’après une étude publiée dans Lean Office Innovation, 90% des tâches effectuées en entreprise sont considérées à faible valeur ajoutée et seulement 10% d’entre elles peuvent être considérées à haute valeur ajoutée.
ll est temps d’étudier comment éliminer les sources de gaspillage au sein des projets de votre entreprise.
Ce que l’on définit comme “temps perdu” ou “temps gaspillé” au sein de vos projets peut-être assimilé à la somme des tâches à faible valeur ajoutée effectuées par tous vos collaborateurs pendant le cycle de vie d’un projet. Ce gaspillage est omniprésent dans la plupart des entreprises. Quelles sont les raisons de ce gaspillage ?
L’absence d’une base de données centralisant les informations afférentes aux projets. La mise en place d’une base de données centralisée simplifie et accélère les recherches de documents cruciaux tels que modèles, indicateurs clés et informations financières. Les membres des équipes projets déclarent souvent passer plus d’une journée par semaine à rechercher ce type d’informations. Une étude récente indique que pour 35% des entreprises, le fait de ne pas disposer d’un « système centralisé d’échange de documents » représente un enjeu commercial fondamental et aboutit souvent à l’achat d’un logiciel de gestion de projets.
Les pertes de temps liées au reporting, notamment le recueil manuel, la réconciliation et le formatage des données pour divers comptes rendus et comités de pilotage de projets. Les membres d’équipes de projets déclarent passer en moyenne un jour par semaine à préparer des comptes rendus pour des comités de pilotage ou suivis de projets.
Le manque d’automatisation d’un volume important de tâches simples, comme la gestion des feuilles de temps, la communication des affectations de tâches aux collaborateurs et le suivi de réalisation des activités liées aux projets. Parmi les entreprises interrogées, 62 % d’entre elles ont cité « la saisie des temps / des coûts des projets » comme le problème principal entraînant l’achat d’un logiciel de gestion de projets."
