Ce livre blanc vous explique l'importance d'un BPM efficace dans le pilotage de vos achats.
"1.1. Demandes perdues, validations en attente
Le processus d’achat est un processus complexe, impliquant de nombreux acteurs internes et externes, comprenant de nombreuses étapes de validation.
Dans les structures où ce processus est majoritairement géré via formulaires papier, il est courant de voir des demandes à valider s’accumuler sur le bureau des responsables, se perdre dans le courrier interne, ou mettre des semaines à naviguer entre les étages avant d’atteindre le fournisseur.
Processus passif, sans retour pour le demandeur, ce mode de fonctionnement entraine frustration pour vos collaborateurs, et absence de réactivité pour votre structure. Afin d’améliorer la compétitivité de votre organisation, il est important que votre processus d’achat soit intuitif et réactif.
1.2. Processus complexe, non respecté
Les membres du service achat connaissent vos procédures, mais qu’en est‐il des autres membres de votre entreprise ou administration ? De tradition orale, ou consignés dans un classeur de quelques dizaines de pages, vos processus achat sont obscurs pour votre organisation, si bien que vous découvrez souvent trop tard qu’ils ne sont pas respectés.
Ce problème vous expose à un risque important, mais il crée également une frustration parmi vos utilisateurs, qui ne comprennent pas comment ils doivent procéder. Il ne s’agit pas de détailler votre métier à chaque personne souhaitant effectuer une commande, mais il faut que le processus soit suffisamment outillé pour qu’il soit évident pour tous qu’il s’agit de l’unique façon de procéder.
1.3. Faciliter le rapprochement
La réduction du coût structurel des directions financières passera sans nul doute par une mise à plat des processus de la chaine achat. Afin de l’optimiser, il convient de s’attaquer tout d’abord aux tâches couteuses sans valeur ajoutée.
La réconciliation des factures fournisseurs avec les commandes initiales est sans nul doute l’une de celles‐ci. On estime à 13.80 euros le coût moyen de traitement d’une facture papier, contre 4 euros pour une facture dématérialisée. "
