SIRH : de l'ATS à l'onboarding, l'outil qui facilite la vie des RH

Le SIRH, ou Système d'information de gestion des ressources humaines pour lui donner son titre complet est, en quelques mots, un logiciel qui intègre plusieurs outils et processus qui facilite la gestion des différentes fonctions du service RH.

Déjà évoquées dans le chapô de ce dossier, les fonctions de ce service sont particulièrement variées. Par conséquent, il va de soi que le SIRH est un logiciel particulièrement extensif avec de nombreux composants mis à disposition de l'entreprise. Toutefois, avant de regarder de plus près ces différentes fonctions, il est important de parler un peu de l'évolution du SIRH au cours de ces dernières décennies.

C'est dans les années 70 que le premier SIRH a vu le jour, sous la forme d'un composant intégré à l'ERP SAP R/2, qui facilitait notamment la gestion des employés et leurs salaires. À compter de 1987, le premier SIRH dédié, PeopleSoft, est né, et révolutionne en grande partie le marché avec une approche technologiquement différente de ses prédécesseurs spirituels (alors que les outils du type SIRH étaient jusqu'à là principalement intégrés à un système d'ordinateur centralisé, PeopleSoft opte pour une architecture client-serveur, plus moderne et plus flexible pour les besoins d'une entreprise).

Pendant les années 90, les SIRH étaient le propre des grandes entreprises, notamment à cause des coûts associés à ce type d'outil et le fait qu'ils n'étaient pas particulièrement adaptés aux petites structures. Peu avant l’aube du 21e siècle (et depuis), les SIRH optent de plus en plus pour des solutions dans le Cloud (devenant en passant les premiers SIRH SaaS), qui permettent notamment aux PME d'accéder à l'outil via des sites web dédiés.

LES FONCTIONS D'UN SIRH

Les SIRH d'aujourd'hui sont très loin des outils comme SAP R/2 qui existaient dans les années 70. On y compte de nombreuses fonctions dépendantes de différents composants qui sont présents de manière générale dans tous les systèmes principaux de nos jours.

• Recrutement du personnel
  • Une des fonctions essentielles d'un SIRH : vous connaissez sans doute déjà le recrutement du personnel, ou bien en tant que recruteur ou bien en tant que salarié. Le recrutement dépend notamment du composant global d'un système de RH qui se prénomme le composant de gestion RH. Ce composant est en fait plusieurs modules différents, dont notamment l'ATS que vous connaissez peut-être (l'ATS, ou Applicant Tracking System, est sensiblement la même solution qu'un CRM, si ce n'est qu'au lieu des clients on y retrouve des candidats).
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• Rétention des talents
• Hormis le recrutement du personnel, il est également nécessaire de les fidéliser à l'entreprise et s'assurer que ces derniers ne partent pas chez vos concurrents. Ce type de fonction peut passer par de nombreux composants, de la gestion RH simple aux composants de formation et de réaffectation.
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• Onboarding
• Nous vous parlions déjà de l'onboarding il y a un certain temps dans l'un de nos dossiers ; en quelques mots, l'onboarding consiste à accueillir comme il se le doit un nouveau collaborateur pour que ce dernier retrouve rapidement sa place au sein d'une entreprise, autant professionnellement que socialement.
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• Administration
• L'administration (management, si vous préférez), on connaît tous, et cette fonction est bien entendu vitale au SIRH. Gérée notamment par le composant de gestion RH, elle regroupe des tâches telles que l'intégration et le stockage de données sur les salariés.
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• Gestion de la paie
• Il n'y a pas de RH au monde qui ne souhaiterait pas faciliter la gestion de la paie, surtout à partir du moment où il y a de nombreux salariés à traiter. La fonction de la gestion de la paie est l'une des fonctionnalités premières du SIRH (elle est également historiquement l'une des premières à avoir fait son apparition dès les années 70). La gestion de la paie est importante au point qu'un composant lui est généralement dédié.
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• Planification des ressources humaines
• Connu en anglais comme le Human Ressource Planning, la planification des ressources humaines a un objectif stratégique pour l'entreprise : analyser les besoins humains présents et futurs pour l'entreprise afin d'optimiser les processus de recrutement. 
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• Learning Management (Gestion de l'apprentissage)
• Le Learning Management est, en quelques mots, la gestion de l'apprentissage et de la formation des salariés au sein d'une structure. Un composant du SIRH lui est généralement dédié : le LMS, ou Learning Management System.
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• Gestion de la performance
• La gestion de la performance est un des nombreux exercices auquel s'adonne le service des ressources humaines, et consiste notamment à mesurer et à analyser les performances des salariés d'une entreprise afin de s'assurer que les objectifs fixés soient atteints.
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• L'Employee Benefit Management (Gestion des avantages sociaux)
• La gestion des avantages sociaux comme les assurances, les participations à l'entreprise ou la retraite sont également gérées par les RH, notamment grâce à un composant dédié.
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• Employee self-service (Libre-service pour le personnel)
• Dans le cas de nombreux outils, il est possible pour un salarié d'interagir directement avec le SIRH sans forcément passer par le service RH. On y trouve par exemple des outils facilitant les demandes de jours de congé, ou bien des rapports pour connaître les temps de travail au sein de l'entreprise.
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• Gestion des temps et des activités
• Aussi connue sous le nom de GTA (non, pas le jeu vidéo !), la gestion des temps et des activités permet de recueillir de nombreuses données sur les temps de travail au sein d'une entreprise pour ensuite les analyser et fournir un rapport complet sur les optimisations possibles.
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• Gestion des absences
• Une autre fonction essentielle pour un SIRH qui, comme le nom vous l'indique, gère les absences et les demandes de congés des salariés.
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• Reporting et Analytics
• Tout comme de nombreux outils (CRM, ERP, BPM, solutions de mailing, etc.), les SIRH qui valent quelque chose aujourd'hui proposent presque tous une fonction pour obtenir des rapports et des analyses complets de ses différents composants afin d'obtenir ce qu'on appelle les "insights".
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• Réaffectation des employés
• Depuis plusieurs années maintenant, une nouvelle fonction apparaît au sein des RH : les outils pour réaffecter les employés d'une entreprise. En pratique, cela représente notamment la possibilité aux RH de faciliter les processus de mutation, de promotion, d'augmentation, etc.