Ce livre blanc répond à toutes vos questions sur la dématérialisation et l'archivage de vos documents métiers .
"Le déclin inexorable du courrier a des conséquences à la fois sur le coeur de métier du groupe La Poste (qui tire près de 50% de son chiffre d’affaires des services de courrier & colis), mais aussi sur l’activité des professionnels de l’éditique.
Dépassée par la dématérialisation des échanges, l’activité courrier est aujourd’hui en perte de vitesse. Entre 2009 et 2014, le nombre annuel de plis distribués est, en effet, passé de 15,9 à 12,9 milliards, soit une baisse de 22% (source : Cour des comptes) et cette baisse pourrait encore s'accélérer dans les années à venir.
« En 2016, le métier Courrier a généré 11,4 milliards d’euros de chiffre d’affaires »
D’où l’importance pour les acteurs de l’éditique d’améliorer la qualité de services et d’en proposer de nouveaux, afin de dénicher de nouvelles sources de revenus. Les prestations d’archivage électronique, de coffre-fort numérique, mais aussi de signature et de vote électroniques, font partie des filons déjà ouverts.
Á l’heure de la dématérialisation au sein des organisations, le secteur de l’éditique est contraint de s’adapter et d’opérer, lui aussi, sa mue digitale et de proposer une chaîne complète de prestations, mixant flux papier et flux électronique.
La gestion du courrier
Votre service courrier s’est-il mis à la gestion électronique ? Son processus prend-il en compte les courriers entrants et sortants ? Les courriers internes ?
Aujourd’hui, la qualité et l’efficacité des relations avec les usagers, clients et partenaires sont largement dépendantes d’une gestion bien maîtrisée du courrier. Si ce n’est pas encore fait, il est plus que temps de s’organiser ou de se réorganiser. 8 organisations sur 10 estiment, en effet, que la gestion du courrier est une part “importante” de leur fonctionnement.
Aussi, comme beaucoup d’autres, le service « courrier » a dû se transformer pour répondre aux défis de la dématérialisation. Reste que pour alléger sa tâche et la rendre plus rapide et plus efficace, il n’existe que deux solutions :
- la dématérialisation en interne avec la mise en place d’une GEC (Gestion Electronique du Courrier). Cela limite le risque de perte de documents et c’est une garantie de sécurité pour certains documents confidentiels. Toutefois, cela n’est envisageable que si l’organisation possède les compétences nécessaires en interne.
- l’externalisation dans le cas où la volumétrie est importante. En effet, le prestataire dispose des outils et des compétences nécessaires à la gestion et à la dématérialisation « industrielle » du courrier. L’organisation n’a alors pas besoin de former en interne ni de s’équiper en matériels ou logiciels spécifiques.
Le mix des deux est aussi possible, pour ne sous-traiter que les factures ou les abonnements, par exemple.
En attendant, 80% des organisations interrogées par SerdaLAB* gèrent leurs flux en interne (papier & numérique). Une sur cinq seulement externalise."
