"Depuis quelques années, l’émergence de la dématérialisation des documents a introduit une dimension nouvelle dans la gestion des entreprises en favorisant la communication, le classement et la recherche d’information. De plus en plus de documents commerciaux – factures, commandes, contrats… – sont aujourd’hui directement créés et échangés sous forme électronique.
Même quand ce n’est pas le cas, on dispose aujourd’hui de techniques d’imagerie extrêmement performantes, qui permettent de numériser des documents papier, pour en produire des copies électroniques, plus faciles à manipuler. Les gains évidents et immédiats en termes d’efficacité, de temps et d’argent poussent de plus en plus d’entreprises et d’administrations à adopter ces nouvelles pratiques, qui deviennent bien souvent la norme en la matière.
Pour autant, quels que soient leur activité et leurs statuts, le passage à la dématérialisation n’exonèrent pas les organisations concernées de leurs obligations légales, fiscales, et règlementaires. Matériels ou immatériels, ces documents doivent souvent être conservés pendant un certain nombre d’années, pour des raisons pratiques, ou pour des raisons juridiques. C’est précisément pour répondre à cette situation que le concept d’archivage électronique est né.
Comme l’archivage traditionnel, il doit permettre aux entreprises de répondre à leurs besoins propres, et aux exigences légales. Cependant, et comme c’est souvent le cas en matière de haute technologie, la société et ses lois n’avaient pas anticipé cette évolution et les textes ont du être adaptés pour prendre en compte cette nouvelle dimension."
