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Comment préparer votre calendrier de projet plus rapidement

Ce livre blanc vous explique comment mettre en place un calendrier de projet plus efficacement.

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Introduction ou extrait du livre blanc

"L’intervalle entre la décision de commencer un projet et l’attente que l’équipe se mette à travailler sur les tâches de manière productif se raccourci. Les équipes dirigeantes s’attendent que les chefs de projet soient immédiatement opérationnels. Que l’analyse de rentabilisation soit signée un jour et que le codage commence le lendemain.

Les chefs de projet d’expérience vous diront que ce n’est pas possible. Les projets ont une phase dédiée à la mise en place, la clarification des besoins et la planification, qui doivent être établis avant de commencer les tâches « à accomplir » du projet.  C’est la phase de lancement de projet dont la planification prend une grande partie du temps.

Durant la planification de projet vous consolidez ce qu’on appelle le plan de projet. Le calendrier fait partie du plan général et s’affiche habituellement comme diagramme de Gantt.

Il vous montre les dates de début et de fin des tâches, et comment elles sont reliées ; il est dur de faire quoi que ce soit avec le projet avant d’avoir vu le plan. Auparavant il était beaucoup plus dur de planifier un projet parce que les outils n’étaient pas aussi performant que ceux disponibles couramment.

Maintenant, même rassembler les gens est facile grâce aux réunions virtuelles. Aujourd’hui votre équipe de projet peut rapidement être opérative avec un plan précis. Dans ce document on vous explique comment.

(...) Avant de planifier votre travaille, vous devez rassembler toutes les informations nécessaires. Une partie sera déterminée par votre équipe – mais on y reviendra. Pour l’instant, assurez- vous que vous avez un rapport correct du travail requis.

Ceci peut être en forme d’une structure de répartition de travail, des scenarios utilisateurs, un document d’exigences, un cahier des charges ou un autre format utilisé par votre organisation qui vous donne un aperçu détaillé de ce que le projet doit livrer. Vous aurez aussi besoin d’un logiciel de planification – personne ne planifie plus manuellement – et des notes adhésives, tableaux à feuilles et stylos marqueur pour vos ateliers.

Il vous sera utile d’avoir une idée de comment le travail sera reparti. Est-ce que vous allez planifier un seul long projet ? Des phases multiples ? Où placerez-vous les points d’approbation ou de revue ? Quelle autorité est nécessaire pour passer d’une phase à une autre et comment cela affectera votre plan ?

Cette information se trouve déjà surement dans votre Chartre de Projet ou bien votre analyse de rentabilisation, mais si personne n’a tenu en compte la planification il est bien possible que vous devriez repartir de zéro. Considérez votre processus de gouvernance en préparant votre calendrier pour qu’il soutienne la prise de décisions."

Comment préparer votre calendrier de projet plus rapidement