Ce document de méthodologie est destiné à permettre une meilleure appropriation de la notion de politique d’archivage par ceux qui ont la charge de porter de tels projets au sein des organisations. Il leur permettra d’identifier ce qui leur sera utile pour porter au plus haut niveau du management l’intérêt et la nécessité de la démarche.
"Pour qui n’est pas encore tombé dans la grande marmite de la réflexion sur la conservation des archives d’une entreprise ou d’un organisme, le concept de « politique d’archivage » reste lointain, et appelle de nombreuses questions : est-ce vraiment utile ? Comment s’y prendre ? Qui est concerné ?
À la première question nous répondrons d’emblée par l’affirmative. Une politique d’archivage n’est pas seulement utile, elle est indispensable. Mais pourquoi serait-elle devenue indispensable, alors que jusque récemment on s’en est fort bien passé ? La réponse est dans la question : on ne s’en est pas passé, les entreprises et les organismes géraient leurs archives papier et établissaient des plans de classement mais l’ensemble, restant à taille humaine dans un horizon limité, était contrôlé de façon satisfaisante. Ce qui a changé avec l’apparition des documents et des échanges numériques, c’est le volume des informations. La messagerie électronique est un vecteur d’échange diabolique, générant de façon spontanée des téraoctets d’information redondante dont un pourcentage très faible est pertinent.
Corrélativement, sous couvert de « transparence », les obligations réglementaires de conservation mises à la charge des entreprises se sont multipliées au cours des dernières années, en réaction aux craintes liées à la facilité de manipulation, de détournement et de destruction frauduleuse des informations numériques. Il faut maintenant conserver toutes les informations contribuant à l’élaboration du résultat financier, il faut conserver la messagerie, il faut conserver toutes les pièces concernant un litige, et plus encore, selon les secteurs concernés."
