"80% des organisations répondantes à notre enquête 2012 mettent en évidence la problématique majeure à laquelle sont confrontés quotidiennement les organisations devant le flux sans cesse croissant des informations et l’accélération de l’éparpillement des sources et des gisements de données. Ainsi l’enjeu actuel auquel est confrontée la gouvernance documentaire porte essentiellement sur l’organisation de l’accès et du partage de l’information et des documents.
Et quel modèle adopté ? centralisé ? mixte ? décentralisé ? aller de l’un vers l’autre, mais comment ? La gouvernance documentaire est entrée dans sa phase de conception. Comment construire « le » modèle adapté à son organisation ? Avec qui ? Quels sont les risques ? Qui va porter ? Qui va participer ? Où sont les utilisateurs ? Autant de questions auxquelles sont confrontées les organisations, entreprises ou collectivités, administrations ou grands groupes. Le fonctionnement à travers l’éclatement des structures documentaires est aussi remis en cause, 41% des répondants alertent sur le risque à maintenir des cellules de gestion distinctes comme la documentation d’un côté, la cellule de veille de l’autre, la gestion des courriers entrants, la gestion des archives, des documents courants ou l’animation de communautés ; Nous entrons dans l’ère de la convergence, de la mutualisation, du rapprochement des méthodes et des moyens à mettre au service des utilisateurs.
Autre nouveauté marquante de cette seconde enquête, c’est l’interrogation de la place et du pilotage des réseaux sociaux d’entreprise : Est-il un simple moyen d’échanges ou un nouvel outil de capitalisation et de partage mis à disposition des organisations ? Et que faire des contenus informationnels ? Quelle incidence le réseau social d’entreprise a-t-il sur la gouvernance documentaire ? Autant de questions qui à travers notre enquête 2012 mettent en avant l’urgence de déployer une véritable gouvernance documentaire.
