Une note de frais suit souvent le même parcours - soumission, approbation, vérification, remboursement et reporting. Une entreprise peut gérer ces différentes étapes plus ou moins bien. En simplifiant chacune de ces phases, les employés sont remboursés plus rapidement, la société a la garantie d’être en conformité et la visibilité sur les dépenses s’améliore. Mais de nombreuses entreprises rencontrent quelques difficultés, compliquant souvent les choses et rendant la procédure chronophage.
"Le processus commence généralement avec les employés. 90% des dirigeants affirment que leurs collaborateurs font face à un certain nombre de problèmes lors de la soumission de leurs notes de frais.
2. Validation du Manager
Selon une récente étude menée au Royaume-Uni, 33% des employés estiment que leurs responsables mettent trop de temps à approuver leurs notes de frais. Il est cependant difficile de les blâmer, les approbateurs peuvent être absent du bureau ou ne pas être avertis qu’une note de frais doit être validée. Ils peuvent aussi mal connaître la politique de dépenses ce qui ralentit grandement la validation des notes de frais.
La validation est une étape cruciale du processus. Plus la validation des notes de frais est lente plus le remboursement prendra du temps, ils seront donc inéluctablement frustrés. Après tout, ils considèrent que l’entreprise leur doit l’argent. En utilisant un système basé sur le papier, le simple fait de ne pas physiquement se trouver au bureau retarde grandement l’étape validation.
Et que se passe-t-il quand ils sont en congé, qu'il n'y a personne à qui déléguer, ou si les demandeurs n’ont pas fourni les bons reçus ? Les responsables doivent alors prendre du temps et chasser les employés afin qu'ils respectent d’une manière ou d'une autre toutes les règles de la société.
L’un des principaux problèmes vient de la compréhension de la politique de dépenses. Souvent, en cas de doute, les responsables approuvent ce qui leur paraît raisonnable plutôt que ce qui est conforme, créant ainsi de nouveaux problèmes lorsque les notes de frais arrivent chez les financiers. Toutes ces erreurs ralentissent le processus de traitement."
