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Organisation d'événements : Choisir ses prestataires & Créer l'émotion

Choisir ses prestataires.

  • EditeurSnapEvent
  • Version PDF - 6 pages - 2024 - Français
Livre blanc - Organisation d'événements : Choisir ses prestataires & Créer l'émotion  - SnapEvent

Introduction ou extrait du livre blanc

"LES 5 RÈGLES D’OR :

1 Avoir des recommandations (si possible sur des événements similaires). Il est bénéfique, tant pour le prestataire que pour vous, de travailler sur le long terme avec un prestataire dont vous êtes satisfait. La relation peut durer des années !

2 Constituer un fichier de contacts propre et complet Nom, contact, site internet, recommandation, détails de l’offre, tarifs, disponibilité, suivi de la relation, commentaires divers etc.

3 Demander toujours un devis détaillé, présentant chaque coût séparément. Il sera plus simple alors de l’adapter à votre budget.

4 Négocier ! Il convient de ne considérer aucun tarif comme parfaitement fixe. Pour optimiser au mieux votre gestion du budget, n'hésitez pas à entrer en discussion avec le prestataire. Certaines options sont peut-être modulables ? Vous pouvez également mettre plusieurs sociétés en concurrence. Certaines seront peut-être en mesure de vous proposer un tarif spécial.

5 Chaque nouvel événement sera ainsi l’occasion de faire grandir le fichier pour constituer, in fine, un solide carnet d’adresses dans toutes les catégories. Un gain de temps manifeste sur la prospection ! TOUT mettre par écrit. A l’approche du jour J, certaines décisions ont tendance à se prendre oralement ou par téléphone.

Or chaque demande additionnelle peut être facturée par le prestataire. Ne prenez donc rien pour acquis tant que cela n’a pas été acté et quantifié, au risque d’avoir une mauvaise surprise sur la facture finale. Le professionnel de l’événementiel sait bien s’entourer. Traiteur, photographe, décorateur, fleuriste, cameraman, barman, hôtesses, ingénieur son, régisseur… plusieurs types de prestataires peuvent être requis selon la configuration et la taille de votre événement.

01 Exemples : ajout de fleurs, prolongation de la prestation des hôtesses pour 1h"

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