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Gestion de l'information et des documents - pour partir sur de bonnes bases

Le B.A-BA de la préparation face aux risques.

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Introduction ou extrait du livre blanc

"UN GUIDE RAPIDE QUI VOUS AIDERA À PLANIFIER, EXÉCUTER ET EXPLOITER UN PLAN LIMITANT VOTRE EXPOSITION AUX RISQUES LIÉS À L'INFORMATION.

Une gestion réussie de l'information et des documents nécessite une planification, une organisation et une stratégie afin de prendre le contrôle des documents papier et numériques, de la création au stockage permanent ou à la destruction planifiée, en passant par l'utilisation active. Intelligemment effectuée, la gestion de l'information et des documents permettra à votre entreprise de limiter les risques liés à l'information, de gérer les coûts et de jeter les bases de l'analyse du Big Data. Quelles que soient leur taille et leur renommée, les entreprises s'efforcent de combler l'écart existant entre un plan pour limiter les risques liés à l'information et la mise en œuvre effective de ce plan.

LA PROBLÉMATIQUE LIÉE AUX RISQUES

Les raisons de l'écart entre la théorie et la pratique de la gestion des risques liés à l'information sont variées. D'une part, l'information concerne toutes les équipes et tous les services. Dans de nombreuses entreprises, elle doit être accessible immédiatement à de multiples équipes, qui doivent pouvoir la consulter partout et à tout moment. Dans le contexte actuel de globalisation des affaires, l'accès à l'information doit être rapide, indépendant des périphériques et sécurisé.

En raison de la croissance rapide du volume, de la diversité et de la rapidité des données pénétrant dans les entreprises, les gestionnaires de l'information et des documents doivent non seulement traiter plus de données, mais doivent également prendre en compte des formats qui évoluent. Des documents papier aux publications des réseaux sociaux et aux e-mails, les difficultés ne semblent pas s'atténuer. En outre, il n'est pas toujours facile de déterminer qui doit avoir accès à quelle information et qui ne doit pas y avoir accès.

Et l'on s'interroge également sur la manière dont les utilisateurs doivent accéder à l'information et à quel endroit. Il peut être acceptable qu'un chef de service examine et utilise des données sensibles, mais qu'arrive-t-il si ces données sont imprimées et laissées dans un lieu public ? Ou enregistrées sur un ordinateur portable oublié dans un restaurant ? Il existe également des risques liés au stockage de l'information. Les bases de données numériques peuvent être violées, tandis que les communications en ligne sont la cible des logiciels malveillants, des fraudeurs et des attaques malveillantes. Les documents papier sont facilement perdus ou détruits. Vouloir gérer les risques liés à l'information est une chose, mais mettre en pratique un plan détaillé en est une autre."

Gestion de l'information et des documents : pour partir sur de bonnes bases