L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite de vos projets.
"Au cours du cycle d’un projet, le chef de projet peut produire jusqu’à 50 différents types de documents pour simplifier la planification, le suivi et le reporting du projet. Les documents créés peuvent être le planning du projet, des ressources, le budget, des études de faisabilité, des contrats fournisseurs, des revues dimplémentation, des demandes de changement, des rapports sur le statut du projet. La manière dont les documents sont gérés par les Chefs de Projets peut être un facteur de succès, ou déchec du projet en raison du manque de respect du budget et des délais.
Dans ce livre blanc, nous allons traiter de limportance d´ßune stratégie de gestion documentaire efficace pour les Chefs de Projets, de son incidence sur la visibilité projet et pour mieux répondre aux inévitables changements qui se produisent dans le travail au quotidien.
2. Le rôle des documents des projets
Le rôle principal d’un Chef de Projets est de gérer l’inattendu. Le concept de la planification est, par nature, destiné à atténuer et gérer l’inattendu. Faisant partie intégrale du processus de planification, la plupart des Chefs de projets pensent que les documents projets jouent un rôle central pour le développement stratégique du planning, et également pour bien communiquer à tous, sur l’avancement et le statut du projet. Plus important, la manière dont les documents sont gérés permet de déterminer la capacité du Chef de Projets à faire face à l’inattendu.
Avant d évoquer la gestion documentaire, définissons le “document projet” et comment il s’intègre dans l’organisation type de la gestion des workflows. Le “document projet” est un document indépendant qui décrit en détails les étapes uniques de votre entreprise pour initier, planifier, et terminer des projets. En fait, les documents types choisis, leur format et leur organisation, sont par essence même, ce qui différencie votre entreprise dans la livraison des projets. Les Chefs de Projets expérimentés sont excellents dans la modélisation de leurs documents projets. La réutilisation de plannings, de documents complexes, de contrats standards, de documents de spécification techniques, de rapports sur le statut des projets sont nécessaires pour qu’un Chef de Projets puisse trouver l´équilibrer entre le travail administratif et sa fonction principale de gestion de projets. Les tâches administratives peuvent parfois les empêcher de se concentrer sur leurs fonctions principales."
