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7 démarches pour clore vos projets efficacement

Quelle est la partie la plus importante d’un projet ? On pourrait dire : commencer de façon efficace, avec une analyse de rentabilisation bien réfléchi ; ou la phase de réalisation, quand le suivi et le contrôle du travail ont été fait afin d’atteindre les objectifs et les délais... Mais il reste une autre partie du projet qu’on pourrait qualifier de plus important  : la clôture.

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"Quelle est la partie la plus importante d’un projet ? On pourrait dire : commencer de façon efficace, avec une analyse de rentabilisation bien réfléchi ; ou la phase de réalisation, quand le suivi et le contrôle du travail ont été fait afin d’atteindre les objectifs et les délais...

Mais il reste une autre partie du projet qu’on pourrait qualifier de plus important  : la clôture. Si un projet n’est pas finalisé et transmis aux équipes d’appui de manière efficace, vous risquez :

  • • Que les équipes opérationnelles ne sachent pas quoi faire avec les livrables
  • • Que le suivi des bénéfices soit inefficace
  • • Que la formation et le soutien des utilisateurs/clients soient médiocre
  • • Que la courbe d’apprentissage pour les utilisateurs soit importante, ce qui affectera leur capacité de travailler dans de nouveaux environnements.

Ultimement, ce qui est en jeu est d’être plus efficace dans les livrables. En effet, ç’est la raison pour laquelle vous avez entamé le projet en premier lieu. Si les destinataires de vos projets ne peuvent pas utiliser ce que vous leur fournissez, ils ne l’utiliseront pas.

S’ils ne l’utilisent pas, l’entreprise ne recevra pas les bénéfices prévus. Si les bénéfices ne sont pas livrés, le projet lui-même devient quelque peu inutile, non ? Nous parlons de comment l’éviter dans ce livre blanc.

  • Que se passe-t-il durant la clôture du projet ?
  • Vous avez atteint la fin de la livraison du projet et avez complété toutes les tâches que vous vouliez accomplir. Autrement dit, vous avez atteint vos objectifs.

Mais il reste encore du travail pour vous assurer que le projet soit soigneusement terminé. Durant la phase de clôture du projet vous devez conclure toutes les tâches ouvertes et transmettre les livrables à ceux qui en seront responsable au long terme.

En générale ç’est l’équipe opérationnelle avec qui vous avez travaillé sur le projet ; vos destinataires clés. La clôture de projet est un nom un peu trompeur parce qu’il peut laisser entendre qu’il s’agit seulement de compléter un document de clôture et d’archiver vos dossiers de projet et ç’est tout.

En réalité, il est essentiel de passer du temps sur cette phase du projet. Suivez ces 7 démarches pour vous assurer que votre projet soit clos efficacement et transmis sans problèmes.

(...) En premier, vous devez vous assurer que vos destinataires (ou utilisateurs) finaux comprennent ce que vous leur livrez. Le travail accompli par l’équipe de projet introduit quelque chose de nouveau.

Peut-être vous avez introduit ou renouvelé un processus. Peut-être vous avez créé un nouveau produit, ou établi un changement de culture ou une nouvelle façon de travailler.

Quoi que vous fassiez, vous changez l’environnement de travail des gens affectés par votre projet. 3 Les humains sont prédisposés à résister au changement, donc bien que vous ayez peut-être quelques enthousiastes qui ont hâtes d’entamer les nouveaux livrables, il y en aura d’autres qui seront réticents à travailler d’une manière différente.

Vos plans de transfert sont essentiels pour s’assurer qu’ils se sentent confiants de ce que vous leur avez donné. Votre plan de projet devrait inclure une période de formation et de support pour qu’ils puissent travailler avec ce qui est produit et de voir les bénéfices qu’ils en retirent."

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