Tout pour bien comprendre l'utilité d'Alfresco.
"L'époque du stockage anarchique des documents en entreprise est révolue. Aujourd'hui, les collaborateurs s’organisent en groupes de travail, par centres d'intérêts ou d'expertises. Cette nouvelle collaboration en entreprise élargie nécessite de rassembler les documents et les personnes concernées autour d'un centre d’intérêt, d'un projet.
Les documents sont ainsi centralisés, partagés et commentés. Il devient aisé de suivre en temps réel les activités des autres membres d’un groupe de travail.
Un extranet basé sur Alfresco permet à des utilisateurs issus de plusieurs sociétés ou organisations indépendantes d'échanger des informations, des données, des fichiers. Alfresco devient alors le lieu de partage des documents mais aussi des échanges, grâce notamment aux différents outils collaboratifs disponibles dans Alfresco (wiki, blog et discussions).
La collaboration autour d'un chantier pour la construction d'un métro ou d'un bâtiment donne un exemple très concret de cet usage.
Des partenaires traditionnels de la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'œuvre (typiquement des sociétés différentes) collaborent ainsi. Le projet peut regrouper de nombreux acteurs et nécessite de stocker les données à un endroit commun, pratique, constituant une base unique de documents que tout le monde partage. L'organisation des données s'effectue selon le plan de classement, qui est défini préalablement. Dans le cas de gros documents (des fichiers Autocad, par exemple, peuvent dépasser les 100 Mo de données), l'envoi par mail est impossible. Avec Alfresco, l'utilisateur peut les télécharger sur son poste ou les consulter grâce à une visionneuse Autocad, laquelle permet aussi d'effectuer des modifications."
