Ce livre blanc, qui vise à vous donner les clés pour choisir une solution de gestion de notes de frais dématérialisée, parfaitement adaptée aux enjeux de votre entreprise.
"Conscient de la perte de temps que représente une gestion des notes de frais à l’ancienne, vous avez décidé d’embrasser pleinement les bénéfices de la dématérialisation, en équipant votre entreprise d’un logiciel de gestion de notes de frais. C’est une excellente décision, qui vous fera sans aucun doute gagner en productivité..
Il existe cependant de nombreuses solutions disponibles sur le marché et toutes ne se valent pas. Selon quels critères choisir ? Comment être sûr qu’un tel investissement portera ses fruits ?
1 - En quoi consiste la dématérialisation des notes de frais ?
Au fil de la croissance d’une entreprise, le nombre de notes de frais à traiter augmente inévitablement. Si pour les TPE, une gestion manuelle reste faisable, au stade de la PME, le fichier Excel montre rapidement ses limites. Source d’erreurs et chronophage, cette méthode n’est tout simplement plus adaptée. Pour libérer les entreprises de cette tâche fastidieuse, plusieurs solutions dématérialisées de gestion des notes de frais ont vu le jour. Le principe est de s’affranchir des justificatifs papier, grâce à la numérisation.
Pour qu’une note de frais dématérialisée soit conforme à la réglementation fiscale, elle doit être archivée à valeur probante. Cela signifie qu’elle doit respecter des modalités de stockage électronique très strictes consistant en : une empreinte numérique, un cachet, une signature électronique etc… Cette notion de valeur probante dépend des modalités de conservation de la note de frais."
