Comment optimiser les plannings des équipes terrains ?

"Il est toujours difficile de remettre en cause une organisation et des processus qui fonctionnent depuis une certaine durée, et qui sont acceptés par l’ensemble des acteurs, quand bien même ses imperfections et ses limites sont identifiées.

Un changement organisationnel soulève un certain nombre d’inquiétudes légitimes. Quels seront les bénéfices et dans quels délais seront-ils obtenus ? Quel sera la durée du retour sur investissement ? Les changements seront-ils facilement acceptés par les techniciens/experts et par les managers ? Les clients seront-ils impactés de façon positive par cette nouvelle organisation ?

Un certain nombre d’indicateurs peuvent pointer la nécessité de mettre en place une solution de planification de tournées :

• 1) Vos équipes consacrent une grande partie de leur temps de travail à organiser leurs déplacements et à gérer les modifications d’ordonnancement de leurs visites.
• 2) Vos techniciens ou experts ont du mal à respecter les horaires de visites convenus avec les clients. Les tournées réalisées ne correspondent pas du tout aux tournées planifiées pour les raisons suivantes : durées d’interventions mal estimées, absences des clients, nouvelles prises de rendez-vous ajoutées à la dernière minute… Vos équipes essuient régulièrement des plaintes une fois sur place, et vous recevez un certain nombre de retours de clients insatisfaits.
• 3) Les tournées sont déséquilibrées : les plannings de vos techniciens ne sont pas remplis de façon équitable entre eux et sont mal répartis sur la semaine : certaines journées sont trop chargées, d’autres pas assez. De ce fait, vous observez des conflits entre vos équipes et des insatisfactions qui génèrent un taux élevé de turn-over.

Enfin, vous subissez une concurrence marquée et souhaitez renforcer votre compétitivité en jouant sur différents leviers : amélioration du service clients (proposition de rendez-vous précis et respectés), réduction des coûts (carburant, ressources), mise en valeur d’une dimension environnementale (réduction des kilomètres parcourus et des émissions de CO2…)."