Jusqu’à récemment, organiser une réunion virtuelle coûtait une fortune. L’arrivée de logiciels et d’outils de visioconférence bon marché a changé la donne. Malgré tout, ces outils ont eu un impact limité sur la manière d’organiser les réunions des conseils d’administration et des employés.
"La planification et l’exécution des réunions virtuelles peuvent s’avérer très difficiles. L’efficacité de ce type de réunion peut même être considérablement moins grande que celle des réunions en présentiel. Cela est dû à une mauvaise gestion et une mauvaise planification des visioconférences, ces dernières nécessitant une organisation spécifique. En effet, les réunions virtuelles sont beaucoup plus difficiles à coordonner.
Les sièges des salles de conférence sont remplacés par les sièges de salon, et les meilleures pratiques doivent être mises en œuvre pour que ces réunions soient réussies. En effet, plusieurs éléments doivent être pris en compte afin que les réunions virtuelles soient aussi voire plus productives et intéressantes que les réunions en présentiel.
Quand est-il judicieux d’organiser une réunion virtuelle ?
Toutes les interactions ou communications ne nécessitent pas une réunion virtuelle. Comprendre cela permet de ne pas organiser des réunions inutiles. Parfois, un appel téléphonique ou un SMS suffisent. Le partage d’un document ne nécessite pas toujours l’organisation d’une réunion virtuelle.
Certaines occasions spécifiques exigent la tenue d’une visioconférence, généralement lorsqu’un groupe de personnes a besoin d’interagir ou lorsqu’il faut connaître l’opinion des participants.
En règle générale, les réunions virtuelles sont les plus appropriées pour les situations suivantes :
