Les entreprises ont beaucoup de documents à gérer (factures, contrats, dossiers RH, rapports), alors il est difficile de retrouver une clause contractuelle, une facture, un mail… Grâce à l'intelligence artificielle, vous gagnez du temps, que ce soit pour la lecture, l'analyse ou l'exploitation des données.
La méthode traditionnelle consiste à centraliser, classer et archiver puis retrouver des fichiers. Par exemple, un responsable comptable doit retrouver le contrat signé lorsqu'il reçoit une facture fournisseur avec des frais supplémentaires.
Il consulte les conditions tarifaires et compare les montants. Certes, si les documents sont numérisés, le travail est moins laborieux qu'avec des archives physiques. Cela demande tout de même du temps.
Il est possible d'optimiser un peu plus le processus grâce à l'IDP (Intelligent Document Processing). L'intelligence artificielle reconnaît immédiatement la nature d'un document, que ce soit une facture, un contrat, un fichier RH ou encore un bon de commande. Elle extrait ensuite toutes les informations utiles comme le nom du fournisseur, le montant ainsi que les dates et les références.
Les données extraites sont enfin confrontées à d'autres informations qui se trouvent dans le logiciel métier. Pour l'exemple de la facture, l'IA retrouve les clauses du contrat fournisseur afin de vous aider à vérifier les frais facturés. Vous ne devez donc plus perdre de temps à chercher.
De plus, un salarié peut poser une simple question à des assistants conversationnels documentaires à propos d’un contrat sans devoir le relire dans son intégralité.
Il est préférable que votre solution puisse traiter plusieurs formats comme le PDF, les documents numérisés, les contrats ainsi que les formulaires. Examinez ensuite les capacités pour la classification, l'extraction des données et la recherche avec une simple conversation. Vérifiez les possibilités d'intégration avec les logiciels de comptabilité, l'ERP ou encore le CRM. Vous pouvez ensuite contrôler la gestion des droits d'accès, la confidentialité sans oublier la traçabilité des opérations.
Certaines plateformes vous permettent d'associer facilement le traitement intelligent avec l'assistant IA. D'ailleurs, vous avez un ebook gratuit. Ce dernier vous propose de découvrir tout le potentiel de la gestion documentaire en vous aidant de l'IA. Vous aurez toutes les informations pour intégrer l'IA sans entacher votre organisation. Prenez le temps de bien réaliser toutes les étapes.
Commencez par un seul processus, vous pouvez tester l'IA avec le traitement des factures de fournisseurs par exemple
Mesurez le temps gagné en comparant le temps nécessaire pour rechercher, vérifier et traiter une facture avant et après l'automatisation
Vérifiez la fiabilité
Formez les salariés en leur apprenant à utiliser les résultats
Élargissez progressivement cette solution à d'autres services uniquement si les premiers résultats sont satisfaisants
Aujourd'hui, le principal objectif n'est plus de conserver des documents numérisés pour les retrouver plus aisément, mais bien de les exploiter sans perdre du temps avec une relecture. Les informations sont alors accessibles et exploitables en quelques mots grâce à l'IA.
