Pour gérer au mieux une organisation commerciale, plusieurs exigences sont à connaître. En effet, les équipes commerciales doivent pouvoir distinguer les différents processus en cours, anticiper le chiffre d'affaires à partir des données existantes et générer des devis précis pour veiller à ce que les opportunités progressent dans le funnel de vente selon des règles définies en amont.
Pour mener à bien ce projet, le Sales Hub de HubSpot entre en jeu. Il permet ainsi de couvrir la gestion des parcours de vente et des prévisions, le pilotage de l’activité commerciale sans oublier le CPQ (configuration, tarification et devis), le tout au sein d’une même plateforme client. L’enjeu est clair : il consiste à exploiter toutes les fonctionnalités citées sans alourdir la charge administrative de l’équipe commerciale et à ne pas compromettre la visibilité des managers.
Pour les entreprises proposant plusieurs produits, opérant dans différentes régions ou adoptant des stratégies de vente diverses et variées, HubSpot offre un cadre structuré pour la gestion des opportunités commerciales. Cependant, la plateforme sera réellement utile seulement et seulement si les équipes configurent correctement les différents pipelines, et définissent correctement leurs droits d’accès. En d’autres termes, les résultats dépendent de la manière dont les équipes configurent et utilisent la plateforme.
Un pipeline de vente unique suffit rarement à une entreprise qui applique différents processus commerciaux. Une société peut vendre des abonnements via un premier processus, des services professionnels via un deuxième et des contrats grand compte via un troisième. Les étapes, les exigences de validation et les cycles de vente moyens peuvent varier considérablement.
HubSpot permet aux organisations de créer plusieurs pipelines lorsqu'elles disposent de processus plus complexes. Il est alors recommandé d'utiliser des pipelines distincts lorsque les processus impliquent plusieurs étapes différentes. Si les étapes sont identiques, il peut être plus judicieux d'utiliser un seul et unique pipeline.
Une telle distinction est importante car créer un pipeline pour chaque équipe ou chaque commercial risquerait de fragmenter le reporting et de complexifier la gestion. Un nouveau pipeline doit refléter une différence réelle dans la progression des opportunités, et non simplement un responsable ou un territoire différent.
Dans HubSpot, les équipes peuvent personnaliser les étapes de chaque pipeline pour refléter ces différences. Elles peuvent également définir la probabilité associée aux étapes de la transaction et utiliser des rapports spécifiques à chaque pipeline. Cependant, la gestion de plusieurs pipelines nécessite une vision plus que cohérente et une responsabilité clairement définie. Une fois cela mis en place, les équipes commerciales disposent alors d'une vision commune des événements passés et des prochaines étapes à suivre.
Les outils de prévision de HubSpot sont conçus pour aider les équipes à suivre leur progression et à fixer des objectifs de revenus prévisionnels sans avoir à exporter les données des transactions ailleurs.
En plus de cela, les différentes catégories proposées par HubSpot aident les managers à distinguer les opportunités dans le pipeline. D’autre part, HubSpot permet également d'automatiser la mise à jour des catégories de prévision lorsqu'une transaction change d'étape, selon la configuration du compte. Un processus efficace dans HubSpot consiste alors à identifier les informations importantes :
Définissez les différentes prévisions. Assurez-vous que tous les commerciaux appliquent les prévisions de la même manière.
Associez les étapes de vente à des probabilités réalistes. Évitez d'attribuer des probabilités élevées simplement parce qu'une transaction est ouverte depuis longtemps.
Examinez régulièrement les dates de clôture. Une date sans cesse repoussée peut révéler un problème de qualification.
Comparez les prévisions aux résultats réels. Vérifiez si les prévisions sont systématiquement trop optimistes ou trop prudentes.
Le CPQ de HubSpot permet d’aider les commerciaux à créer une offre en sélectionnant les produits et les services adaptés, à calculer son prix et à générer un devis depuis une seule plateforme. Ainsi, il est particulièrement utile aux entreprises qui proposent plusieurs options comme plusieurs offres ou encore différents abonnements.
En l'absence de processus CPQ, les commerciaux peuvent être amenés à créer des devis manuellement dans des documents ou des feuilles de calcul. Cette pratique engendre plusieurs risques comme par exemple des tarifs incohérents, des informations produit obsolètes et des remises oubliées ou des étapes de validation difficiles à suivre.
Un flux de travail CPQ permet alors de standardiser ces actions et de lier le devis à l'opportunité commerciale en apportant une valeur ajoutée lorsque :
Les produits offrent de multiples configurations possibles.
Les prix varient selon le volume, la durée ou le type de client.
Les remises nécessitent une validation.
Les devis doivent refléter un catalogue structuré.
Les services commerciaux ont besoin d'un enregistrement commun des ventes réalisées.
Attention, le logiciel CPQ ne doit pas être mis en place simplement parce qu'il est disponible. Pour une entreprise vendant un simple service à un prix unique, un processus de devis simple suffit largement. En revanche, pour une entreprise proposant différentes offres, le CPQ permet alors de réduire les erreurs et d'accélérer le parcours entre l'opportunité et la signature du contrat.
HubSpot propose plusieurs mécanismes pour favoriser cet équilibre. Les équipes peuvent utiliser des autorisations pour contrôler qui a le droit de consulter, modifier, créer ou supprimer des fiches d'informations. Le système de gestion des autorisations de HubSpot permet également de restreindre l'accès aux seules fiches appartenant à l'équipe de l'utilisateur. De plus, les équipes peuvent même organiser les accès en fonction de critères géographiques, fonctionnels ou hiérarchiques.
La plateforme prend également en charge les règles de pipeline et les processus de validation des transactions. En effet, ses outils de validation permettent aux entreprises d'exiger l’accord de responsables désignés avant que certaines transactions ne passent à l'étape suivante du pipeline. Les conditions de validation peuvent être configurées de manière à ce que seules les transactions répondant à des critères spécifiques nécessitent un examen. Un modèle de gouvernance peut alors inclure :
Des propriétés obligatoires. Les informations importantes doivent être renseignées avant que la transaction ne progresse.
Des règles d'étape. Les opportunités ne peuvent avancer sans remplir des conditions prédéfinies.
Des processus de validation. Certaines transactions nécessitent l'examen d'un ou plusieurs valideurs autorisés.
Des contrôles d’autorisation. Les utilisateurs disposent d'accès adaptés à leur rôle et à leur équipe.
Des audits réguliers. Les managers examinent les opportunités bloquées, incomplètes ou mal classées.
1. Cartographiez les processus de vente. Dans un premier temps, identifiez les processus de vente qui nécessitent réellement des étapes distinctes et ceux qui peuvent partager un même pipeline.
2. Définissez le modèle de données minimal. Dans un second temps, sélectionnez les propriétés de contact, d'entreprise et de transaction nécessaires pour qualifier et gérer une opportunité.
3. Créez les pipelines et configurez les accès. Il s’agit ici tout simplement de configurer les étapes et les règles d'attribution dans HubSpot.
4. Intégrez la fonctionnalité CPQ. Commencez par les produits, les règles de tarification et les types de devis qui génèrent le plus d'erreurs.
5. Effectuez des tests avec une seule équipe ou région. Pour cette dernière étape, lancez un projet pilote avant de généraliser le modèle à l'ensemble de l'organisation.
Selon les données clients de HubSpot, 82 % des utilisateurs de Sales Hub affirment que la plateforme améliore la centralisation des données et crée une source unique de vérité pour le reporting.
Ainsi, les entreprises souhaitant tester l'environnement de base peuvent créer un compte HubSpot gratuit et commencer par organiser les contacts, les entreprises et les transactions simples, avant d'évaluer les fonctionnalités plus avancées de Sales Hub.
HubSpot prend-il en charge plusieurs pipelines de vente ?
Oui. HubSpot permet d'utiliser plusieurs pipelines distincts. Il est cependant recommandé de séparer les pipelines lorsque les opportunités de vente impliquent des étapes différentes. Si ce n’est pas possible, les équipes commerciales peuvent alors utiliser un seul et même pipeline et gérer les accès via des autorisations.
Que permettent de visualiser les prévisions HubSpot ?
Les prévisions HubSpot classent les opportunités dans différentes catégories. Par la suite, les équipes commerciales utilisent ces catégories pour comparer le chiffre d'affaires prévu aux objectifs et suivre la progression au cours d'une période de prévision donnée.
La fonctionnalité CPQ est-elle incluse dans tous les forfaits HubSpot ?
La disponibilité des fonctionnalités CPQ dépend de l'abonnement HubSpot et de la configuration du produit. Il est conseillé aux entreprises de vérifier les conditions commerciales en vigueur et les limites du forfait actuel.
La gestion multi-pipeline améliore-t-elle automatiquement les prévisions ?
Non. L'utilisation de plusieurs pipelines peut améliorer la structure des données lorsque les processus de vente sont réellement différents, mais elle ne garantit pas pour autant de meilleures prévisions.
Quel est l'avantage principal de combiner pipelines, prévisions et CPQ ?
Ces outils permettent de relier les trois piliers du processus de vente, à savoir la progression des opportunités, l'estimation du chiffre d'affaires et la configuration des offres. Grâce à HubSpot, cette approche offre aux équipes commerciales une vision plus claire et plus cohérente depuis la première opportunité jusqu'au devis final.
