Ce document vise à partager des bonnes pratiques et des retours d’expérience basés sur des projets de GED et de collaboration réalisés au cours des années 1999 à 2015 par nos équipes au sein de Cabinets Comptables et d’entreprises de toutes tailles.
"Pourquoi ce document ? Il vise à partager des bonnes pratiques et des retours d’expérience basés sur des projets de GED et de collaboration réalisés au cours des années 1999 à 2015 par nos équipes au sein de Cabinets Comptables et d’entreprises de toutes tailles.
Il présente des gains de productivité sur des pratiques constatées. Notre objectif est que chaque lecteur puisse trouver des informations pour servir ses projets. Ainsi, Knowings aura contribué à enrichir les connaissances des Cabinets Comptables.
Ce document a été rédigé par Patrick MICHELS, Directeur exécutif et fondateur de Knowings. Avant de créer Knowings, il a été associé du Cabinet Ernst & Young.
(...) Constat : si un utilisateur classe un document, plusieurs utilisateurs le consulteront tout au long de son cycle de vie. De plus, la logique de l'utilisateur qui classe est rarement celle de celui qui recherchera l'information. Ne viser que l'optimisation du temps de classement c'est se priver de 20H de gain de productivité par collaborateur et par an.
Selon nos mesures, la différence chronométrée entre une recherche via une GED par rapport à une recherche via un système de classement de type arborescence Windows est de l'ordre de 10 à 12 secondes par document en moyenne, pour des recherches simples.
Pour des recherches plus complexes, mettant en jeu une recherche plein texte par un utilisateur ne connaissant pas précisément les modes de classement, le gain moyen est de l'ordre de 1 minute 40 s par document.
Avec une hypothèse de 50 recherches simples et 10 recherches complexes par semaine le gain de productivité potentiel est de l'ordre de 20 heures par an et par collaborateur."
