Stocker et organiser les fichiers et les archives dans un environnement hébergé.
"La demande pour déporter les activités traditionnelles vers le cloud ne cesse de croitre. Les grandes et petites organisations réfléchissent à une transition des applications on premise pour le stockage et l’organisation de leurs données vers des solutions de gestion documentaire basées dans le cloud.
Les solutions cloud représentent un changement significatif non seulement dans la manière dont les entreprises stockent et accèdent à leur contenu numérique, mais dans la manière dont elles payent pour cela. Dans le modèle de souscription softwareas-a-service (SaaS) toutes les dépenses de stockage, gestion, maintenance et assistance sont regroupées en une mensualité. En outre, les services cloud exploitent seulement une petite partie des ressources opérationnelles courantes requises pour l’exploitation d’un serveur.
Les entreprises qui utilisent le cloud pour leur gestion documentaire profitent des avantages d’une capacité de stockage en ligne évolutive et de partage de fichiers fiable sans avoir à consentir d’investissement initial important pour le matériel et les licences associées aux applications on premise.
Dans sa version cloud, la gestion documentaire remplace avantageusement le vieux modèle de serveur partagé souvent peu efficace. Ainsi, les contrôles de fichiers éliminent les erreurs associées aux structures infinies de dossiers dans lesquelles les employés ont le plus grand mal à localiser les bonnes informations car les éléments ont été enregistrés en de multiples endroits, mal classés, mal nommés, ou supprimés par erreur.
Le passage à un système de gestion de fichier hébergé fournit aux entreprises le moyen de mettre de l’ordre dans leurs dossiers de serveur encombrés, de reprendre la main sur une tenue des registres incohérente et des procédures - 3 - DOCUMENT MANAGEMENT IN THE CLOUD de workflow imprécises."
