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Records Management : passez à la pratique !

Locarchives vous invite à découvrir, au fil de ces quelques pages, comment mettre en œuvre une démarche de Records Management et quels bénéfices concrets en attendre.

  • EditeurLocarchives
  • Version PDF - 20 pages - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

"Archivage, dématérialisation, gestion documentaire, sauvegarde informatique, GED, BPM…

Face à tous ces concepts, vous avez peut-être du mal à choisir la démarche la plus adaptée à vos besoins et enjeux. Le Records Management peut toutefois vous aider à y voir plus clair.

En effet, derrière ce concept anglo-saxon se profile une démarche pragmatique, visant à maîtriser votre organisation documentaire dans l’optique de mieux gérer vos risques tout en optimisant vos coûts et vos processus.

Sélectionner les documents, papier ou électroniques, présentant un réel enjeu pour votre société, les conserver de façon adaptée, ce dès leur création, tout en simplifiant leur exploitation… autant de points de vigilance à prendre en compte.

Nous vous invitons à découvrir, au fil de ces quelques pages, comment mettre en œuvre une telle démarche et quels bénéfices concrets en attendre.

(...) L’archivage est une obligation à laquelle votre entreprise doit se conformer. De nombreux textes et normes encadrent vos activités et fixent vos contraintes légales. C’est également un moyen de protéger vos droits, maîtriser vos risques et préserver votre patrimoine documentaire.

Parallèlement, votre environnement évolue :

  • Croissance des volumes de documents à gérer,
  • • Essor de l’électronique et de la dématérialisation,
  • • Généralisation des dossiers hybrides, papier et électroniques,
  • Cohabitation de plusieurs systèmes d’information,
  • • Forts besoins d’optimisation liée à la pression concurrentielle,
  • Judiciarisation de l’économie…

Ces évolutions génèrent de nouvelles contraintes et interrogations :

  • • Comment mettre en œuvre un archivage efficace ?
  • • Quels documents conserver ? Sur quel support ? Pendant combien de temps ?
  • • Comment assurer leur sécurité et leur pérennité ?...
  • • Comment faciliter leur exploitation ? Pour quels utilisateurs ?... 

Les enjeux sont nombreux et dépassent vos obligations de conformité. Bien archiver, c’est optimiser vos ressources pour gagner du temps, de l’argent, de l’espace… et améliorer l’efficacité globale de votre organisation.

  • BIEN ARCHIVER : LES APPORTS DU RECORDS MANAGEMENT
  • Dans ce contexte, passer d’une approche de conservation à une stratégie Records Management prend tout son sens. 

Régi par la norme ISO 15-489, le Records Management (RM) consiste à :

  • • identifier les documents clés - les Records - engageants pour l’entreprise, quels que soient leur forme ou leur support,
  • • les gérer (organiser, indexer, conserver) tout au long de leur cycle de vie, et ce dans l’optique de les protéger et de les rendre accessibles dans le temps." 
Records Management : passez à la pratique !