Ce livre blanc vous donne plusieurs raisons valides d'effectuer une migration de vos documents vers un systèmes d'archivage unique.
"Une organisation qui archive des documents électroniques depuis plus de 15 ans possède d'après les études réalisées en Europe au minimum deux systèmes d'archivages ; certaines d'entre elles du fait de leur histoire ont plus de cinq solutions d'archivage différentes. Ces systèmes possèdent un mode de fonctionnement qui leur est propre, un fonctionnement en silo. Les formats des documents qui sont archivés par ces outils sont rarement homogènes et les métadonnées associées n'ont pas de structure standard.
D'autres organisations ont fait le choix de l'externalisation de l'archivage des documents électroniques auprès d'une société spécialisée. Un contrat les lie pour définir notamment les notions de propriété intellectuelle, les garanties en termes de sécurité de stockage et de restitution de l'information et des documents. Ces contrats signés il y a plusieurs années ne se projetaient pas dans un futur qui a évolué rapidement ; en effet les normes de conservation se structurent, les volumes de documents archivés augmentent alors même que les besoins d'exploitation de l'information se multiplient et les exigences s'affinent. Les organisations qui ont fait ce choix de l'externalisation doivent à présent s'interroger sur la possibilité de poursuivre ou arrêter ce modèle qui d'ailleurs se réinvente à présente dans le nuage Internet."
