Les 5 méthodes de gestion des voyages d'affaires.
"Caroline est l’héroïne méconnue de son entreprise lorsqu’il s’agit de gérer la planification des voyages et le budget de son équipe. Parmi les collaborateurs merveilleux qui entourent cette Office manager au quotidien, on retrouve une poignée de commerciaux et de salariés nomades régulièrement amenés à se déplacer, que ce soit pour des salons professionnels ou des rendez-vous clients. En matière de réservation, de gestion d’itinéraires et de suivi des dépenses, Caroline est une superstar. En revanche, concernant l’existence d’une politique voyages officielle et adaptée... elle est introuvable. De ce fait, Caroline a adopté et intégré bon gré mal gré la philosophie intemporelle : « C’est comme ça que nous l’avons toujours fait ». Ceci inclut inévitablement le processus de chaque employé réservant ses vols et ses hébergements sur un site web tiers.
CETTE SITUATION VOUS RAPPELLE QUELQUE CHOSE ?
Le constat est simple : adopter un processus de voyage non optimisé fait perdre autant de temps que d’argent. Vos employés sont contraints d’effectuer de nombreuses recherches sur des dizaines de sites avant de se décider finalement pour un vol, un train ou un hôtel à réserver.
UN TRAVAIL FASTIDIEUX
Il faut alors attendre l’approbation de Caroline, puis envoyer les reçus en retour. Caroline doit encore se charger du processus de remboursement et du suivi. En moyenne, plus de 10 mails sont envoyés et rectifiés, sans compter les appels parfois nécessaires, pour réaliser une seule réservation. En règle générale, tout le monde arrive à destination, mais ce processus demande un effort héroïque de la part de Caroline. Sans parler du stress et des points de friction engendrés pour le voyageur."
