Ce livre blanc propose des informations détaillées sur les impératifs en matière d’audit, sur les bonnes pratiques établies dans ce domaine et sur les avantages de l’externalisation.
"Dans le contexte économique actuel, la gestion des dépenses des collaborateurs – tout particulièrement de leurs frais de déplacement et du paiement de leurs fournisseurs – est devenue essentielle à la conformité et au contrôle des coûts. Les entreprises cherchent des méthodes de contrôle des dépenses plus efficaces et rentables, et elles sont de plus en plus nombreuses à reconnaître à quel point l’automatisation et l’externalisation des processus financiers générés par leurs collaborateurs peuvent simplifier l’ensemble du processus, et notamment de l’audit.
Traditionnellement, les entreprises procédaient à un audit occasionnel afin d’évaluer les dépenses engagées par les collaborateurs. Ces opérations, souvent manuelles, prenaient beaucoup de temps, perturbaient les activités de « back-office » et - limite importante de la méthode - ne permettaient de déceler les points de non-conformité aux politiques de voyages et les fraudes que bien longtemps après. Aujourd’hui, grâce à l’automatisation, aux progrès technologiques et à des workflows plus performants, les entreprises peuvent se libérer de ce processus inefficace et peu pratique.
L’intégration transparente de l’audit à chaque étape du processus de gestion des notes de frais décourage la fraude et la non-conformité aux politiques avant qu’elles ne soient envisagées ou réalisées. Les solutions de gestion à la demande des dépenses des collaborateurs offrent en effet la possibilité de maximiser la conformité des dépenses aux politiques d’entreprise. Une solution de gestion des dépenses d’entreprise doit par ailleurs fournir des données exactes, fiables et complètes en un temps minimal afin que les responsables financiers disposent d’informations exploitables pour prendre de meilleures décisions sur les modes de règlements et l’efficacité des contrôles internes."
