Expensya, éditeur de la solution intelligente de gestion des dépenses professionnelles en collaboration avec le groupe Crédit du Nord vous dévoile à travers leurs retours d’expériences ce livre blanc
"Ces dernières années ont été marquées par une révolution digitale : en effet, l’usage d’outils informatiques et de solutions intelligentes s’est largement normalisé. Toutes les entreprises ainsi que tous les secteurs d’activités sont concernés par cette transformation. Nombreux avantages découlent de cette révolution digitale et son champ d’application est large : automatisation des processus, analyse prédictive, gain de temps sur les tâches opérationnelles, centralisation de l’information. Accélérée par la crise sanitaire, la digitalisation représente aujourd’hui un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, une enquête menée par Bpifrance Le Lab explique que : « 1 entreprise sur 5 va disparaître si elle ne répond pas aux enjeux du digital dans les 3 ans à venir ».
L’ère de la transformation digitale amène à la dématérialisation des processus opérationnels internes, notamment des factures et de la gestion des dépenses. La transformation digitale concerne l’ensemble des secteurs et entreprises et c’est bien plus que d’injecter de la technologie : cela touche l’organisation et la culture d’entreprise. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises migrent du papier vers le numérique et celles qui optent toujours pour une gestion traditionnelle des dépenses doivent repenser leur manière de procéder afin de s’adapter. Par gestion traditionnelle des dépenses, nous faisons référence aux fichiers Excel que les collaborateurs remplissent pour y saisir les frais engagés, y attacher les justificatifs, les imprimer, les font signer par leur manager ou supérieur et les envoient en bout de chaine via la poste pour être remboursés. Ce processus est clairement chronophage et complexe. Il devient rapidement un vrai problème pour tous les intervenants (du collaborateur, au manager, jusqu’au service comptabilité et l’équipe Finance). Le but de la digitalisation étant justement l’automatisation de l’administratif pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les entreprises ont recours à la digitalisation des dépenses pour plusieurs raisons dont : Le gain de temps dans les process, améliorer les conditions de travail pour les collaborateurs et minimiser les tâches fastidieuses et répétitives, une optimisation plus précise des dépenses et donc un impact direct sur les coûts et une meilleure maitrise budgetaire, etc. Dans ce livre blanc, nous vous détaillerons en quoi la digitalisation du processus renforce-t-elle la gestion des dépenses en entreprise ? Quels sont les enjeux et bénéfices de la dématérialisation, et comment contrôler les dépenses d’entreprise et optimiser les processus ? Mais d’abord, nous allons voir quels sont les principaux challenges rencontrés par les entreprises aujourd’hui et les risques d’une gestion traditionnelle des dépenses. Bonne lecture, et bienvenus au monde du digital !"
