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10 conseils pour diviser par 4 le temps de traitement des notes de frais

Ce livre blanc vous propose de passer en revue les actions à mener pour parvenir à limiter vos dépenses et gagner du temps.

  • EditeurN2F
  • Version PDF - 15 pages - 2020 - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

"Que vous soyez une PME traditionnelle ou une ETI internationale, vos collaborateurs sont amenés à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de leurs missions, ce qui a pour conséquence de générer des notes de frais. 

Si ces dépenses sont essentielles à la bonne marche de l’entreprise, elles mobilisent beaucoup de temps pour les collaborateurs eux-mêmes, pour leurs managers et pour les services comptables. A la fin de chaque mois, chaque collaborateur se voit ainsi contraint de saisir toutes ses dépenses, à l’aide de tous les justificatifs conservés, pour établir ses notes de frais. 

Ce document est ensuite transmis au manager qui examine les notes de frais de tous ses subordonnés, avant de les envoyer aux services concernés pour procéder au traitement comptable et au remboursement.

On estime que la gestion d’une simple note de frais nécessite 20 minutes au minimum, pour un coût de 53 euros. A l’échelle d’une entreprise, cette tâche demande un temps considérable, sans compter les éventuelles erreurs, qui surviennent dans 19 % des cas, et qui représentent un surcoût de 48 euros en moyenne.

Il n’est pas étonnant dans ce contexte que de nombreuses entreprises cherchent à optimiser leur gestion des notes de frais, en réduisant notamment leur temps de traitement. "