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La dématérialisation : vers le zéro papier


La dématérialisation n'a rien de nouveau en France ; dès l'avènement du numérique ce n'était qu'une question de temps avant que les supports matériels ne trouvent une place dans les annales (dématérialisés) de l'histoire. Retour sur l'évolution de la dématérialisation au fil des dernières années.


Définition

Une définition s'impose tout de même pour ceux qui sont encore coincés dans le Moyen-Âge des bureaux, ou qui n'ont jamais eu à traiter un grand nombre de documents au cours de leur vie ; la dématérialisation, au sens large, est la conversion de supports d'informations physiques (un titre très verbeux qui porte le nom bien plus simple de 'papier' dans le monde humain) vers un support numérisé.

Si les avantages d'un tel système ne sont pas clairs pour certains, permettez-moi de vous en citer quelques exemples : gains d'espace, de productivité, de temps, d'accessibilité... 

Comme je le disais, la dématérialisation n'a toutefois rien de neuf. C'est un concept qui existe maintenant depuis les années 70, à l'époque des disquettes ; c'est d'ailleurs cet ancêtre du CD et de la clé USB qui a servi aux premières dématérialisations de documents (pour les jeunes qui lisent ce dossier et qui n'ont jamais connus les disquettes, ces dernières pouvaient contenir jusqu'à 2,88 Mo de données ; une véritable mine d'or fut un temps).

Bref, afin d'économiser de la place dans un bureau rempli de papiers, l'idée s'est répandue de stocker certaines informations sur ces fameuses disquettes. Avec le temps, les espaces de stockage ont évoluées - CD, clé USB, et désormais le Cloud - et les méthodes de dématérialisation aussi. Même si pour le moment le papier garde encore sa place au sein des bureaux, la numérisation et l'archivage électronique se fait de plus en plus courante, faisant que certains bureaux peuvent paraitre vide dans la mesure où tous leurs documents (ou presque) sont stockés sur un disque dur ou un serveur externe.

Certains affirment que le papier aura toujours sa place au sein du bureau, et que les diverses technologies ne seront jamais assez optimisées pour intégrer parfaitement la façon de travailler dans certains départements. Pourtant, on voit tous les jours de nouvelles méthodes pour accommoder les demandes du tout-numérique, comme notamment la signature électronique, une version dématérialisée du plus classique tampon ou signature manuscrite. D'autres technologies comme la LAD (lecture automatique de documents), la RAD (reconnaissance automatique de documents) ou l'OCR (reconnaissance optique des caractères) facilitent également la transition vers le tout-numérique.

Peut-être que les pessimistes auront raison ; peut-être que la dématérialisation ne remplacera pas à 100% le papier. Mais, dans la mesure où le papier reste une ressource limitée, on ne peut qu'espérer le voir de moins en moins prendre de la place pour rien dans les bureaux...


Quelques chiffres

Aujourd'hui le marché de la dématérialisation est en pleine essor. Une étude l'a estimé à 6,34 milliards d'euros en 2016, et prévoit qu'en 2020, elle touchera les 7,75 milliards.

Si la France n'a pas toujours été le meilleur élève il y a encore quelques années selon une étude d'Iterop (avec près de 1,9 milliards de factures émises dans l'Hexagone, seul 4,2% étaient électroniques), elle rejoint aujourd'hui le rang des plus brillants en décrétant la valeur du document électronique comme étant égale à celle de son congenère physique, accélerant nettement le processus de dématérialisation et d'archivage électronique.

Si savoir qu'en insistant avec la facture papier vous détruisez à petit feu les forêts (sans mauvais jeu de mots) ne vous suffit pas, peut-être que du point de vue financier vous serez plus convaincu. Toujours selon la même étude d'Iterop, pour une entreprise de 100 employés, la consommation moyenne du papier par an vous coûtera entre 10 000 et 25 000 euros. Un coût que vous pourriez voir réduire avec une économie moyenne de 6,50€ par facture dématérialisée.

Et ce n'est pas uniquement le fait de dématérialiser vos factures papier qui vous fera des économies. La même étude explique que passer sur une solution de gestion de dématérialisation & de workflow générera en moyenne 46% de gains en plus. Vos employés seront plus productifs, vous aussi, et plus important, votre portefeuille sera content !


Les principaux acteurs à suivre

Dire que tous les acteurs du monde ont mis la main à la pâte en ce qui concerne la dématérialisation serait exagéré. Toutefois, un nombre conséquent d'acteurs internationalement reconnus comme Microsoft, IBM, Oracle, OpenText, Sage et j'en passe ont tous à un moment prêté main forte à l'évolution de la dématérialisation, de la gestion électronique des documents, ou encore de l'archivage électronique.


Les livres blancs à consulter

Comme d'habitude, vous trouverez ce dossier complété par une sélection de livres blancs traitant les divers aspects de la dématérialisation. Pour découvrir toutes nos références dans la catégorie de la dématérialisation, cliquez ici. Nous proposons également des catégories traitant de l'archivage électronique, ainsi que de la gestion électronique des documents.


Le guide pratique de la signature électronique

Livre blanc de Yousign

Yousign vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la signature électronique dans cet ebook.

Numérisation fidèle et destruction des originaux

Livre blanc de Locarchives

L’objectif de ce livre blanc est d’apporter aux décideurs une vision claire et synthétique de l’évolution réglementaire et normative relative à la copie fiable et à la numérisation fidèle.

Création d'un centre de courrier dématérialisée basé sur Alfresco pour la ville de Gand

Livre blanc de AMPLEXOR

Ce case study revient sur le projet de création d'un centre de courrier dématérialisée basé sur Alfresco pour la ville de Gand en partenariat avec AMPLEXOR.

Comment rater son projet de dématérialisation de factures

Livre blanc de Yooz

Ce livre blanc fait le point sur les différentes façons de rater un projet de dématérialisation de facture, et ce de façon humouristique.

Généraliser la dématérialisation des factures et la facturation électronique

Livre blanc de Markess

Ce document délivre quelques résultats clés d'une étude approfondie menée par Markess auprès de 155 décideurs métiers et informatiques, au sein d’entreprises et d’administrations en France.

Livre blanc sur la dématérialisation

Livre blanc de Bourse de Casablanca, Maroclear, Finance News Hebdo

La dématérialisation constitue aujourd’hui un véritable défi pour les marchés financiers et les institutions bancaires : ce livre blanc signé de plusieurs institutions marocaines relatent les enjeux de l'ère digital.

DAF - Cap sur l’automatisation!

Livre blanc de Sigma

Gageons que ce livre blanc saura vous apporter les éléments de réflexion susceptibles de répondre à cet enjeu, en contribuant à améliorer la fiabilité de votre information financière et la productivité de vos équipes.

La dématérialisation : Technologie au service de la productivité ou outil de positionnement concurrentiel ?

Livre blanc de Yooz

Si vous vous interrogez sur votre potentiel de gains de productivité, sur la manière de conquérir de nouveaux clients et de nouveaux marchés, (...) ce livre blanc est fait pour vous.

Bulletin de paie électronique : d’ici 2020, 50 % des entreprises françaises auront franchi le cap !

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Découvrez, au travers de ce livre blanc, de nombreuses informations relatives à la mise en place du bulletin de paie électronique au sein d’une organisation.