Guide d'achat d'un nouveau système téléphonique à destination des entreprises

"Vous envisagez de mettre à jour le système téléphonique de votre entreprise ? Le nombre d’options peut vite donner le vertige, d’autant plus que les entreprises attendent généralement une dizaine d’années avant de mettre leur système à niveau. Les systèmes téléphoniques professionnels constituent un investissement à long terme.

Il est donc primordial de choisir une solution durable. Cependant, tout le paysage des communications est en pleine évolution. Quelles sont les conséquences de ces changements pour votre entreprise ? Ce guide vous aide à choisir un système téléphonique qui non seulement répond à vos besoins matériels en termes de communication, mais qui en plus améliorera l’expérience de vos clients et optimisera la productivité de vos employés.

• IDENTIFIER LES UTILISATEURS DE VOTRE SYSTÈME
• Pour déterminer les besoins de votre entreprise, vous devez tout d’abord identifier précisément les personnes qui utiliseront le système. Dans la plupart des cas, votre base d’utilisateurs se divise en deux groupes : les utilisateurs internes et les utilisateurs externes (clients, sous-traitants, etc.).
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• UTILISATEURS INTERNES
• Sollicitez les avis des personnes qui utilisent votre système téléphonique le plus fréquemment. Demandez son avis au personnel (technique comme non technique, utilisateurs de téléphones ponctuels et intensifs).

Demandez-leur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas sur le système actuel. Ce qui les frustre. Observez comment ils agissent avec le téléphone. Est-il facile à utiliser, facile à programmer et ergonomique ? Qu’en est-il des employés distants ? Quelques types d’utilisateurs spécifiques à prendre en compte :

Employés distants. Combien d’employés distants (le cas échéant) votre entreprise compte-t-elle ? Préfèrent-ils utiliser les téléphones de bureau de l’entreprise ou leurs terminaux mobiles ? Sont-ils dispersés géographiquement ou regroupés dans des bureaux régionaux ou internationaux ? Est-il facile de localiser et de contacter vos employés distants ? Les communications sécurisées sont-elles au centre de vos préoccupations ? Quels autres besoins en termes de communication les employés distants peuvent-ils avoir ?

Utilisateurs intensifs. Il s’agit de toute personne utilisant de manière intensive vos téléphones, notamment le personnel administratif, et qui a besoin de fonctions spécifiques pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Utilisateurs ponctuels. Combien de personnes ont besoin d’une configuration plus simple ?

• UTILISATEURS EXTERNES
• N’oubliez pas les utilisateurs qui se trouvent de l’autre côté du combiné. Demandez à vos clients, partenaires et fournisseurs leur avis sur leurs communications avec votre entreprise.

Parviennent-ils facilement à entrer en contact avec votre personnel ? Les interruptions d’appel posent-elles problème ? Outre les interactions vocales, vos clients recherchent-ils d’autres moyens pour vous contacter ? Évaluez également ce que vos concurrents font de bien ou de moins bien dans le domaine de la communication, afin d’avoir un point de référence."