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Comprendre l'importance des formats durables

Ce livre blanc fait le point sur l'importance capitale d'un format de document ou d'image qui soit utilisable plusieurs années après.

  • EditeurNuxeo
  • Version PDF - 8 pages - 2017 - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

"Vous devez assurer la conservation de vos documents professionnels pour une longue durée, parfois même supérieure aux périodes réglementaires. Ce n’est pas un problème pour vous puisque vous avez toujours géré vos archives avec prudence.

Vous disposez d’une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) depuis de nombreuses années. Vos archives numériques sont protégées par des politiques et des procédures.

Vous attachez de l’importance aux questions de gouvernance et de conformité. Vous avez donc implémenté un planning de conservation et des politiques de rétention au sein de votre entreprise.

Mais un jour, un membre de votre équipe reçoit un appel de la part du service juridique, qui a besoin d’anciens documents électroniques dans le cadre d’un litige. Problème, les documents ne s’ouvrent pas, ne s’affichent pas et ne peuvent pas être imprimés ! C’est là tout l’intérêt des formats durables.

(...) Imagerie documentaire, gestion documentaire ou gestion de contenu : quel que soit leur nom, des solutions existent depuis des décennies. Ces solutions ECM, désormais appelées plateformes de services de contenu, évoluent en fonction des progrès technologiques et offrent des fonctionnalités toujours plus poussées.

Mais qu’en est-il des formats utilisés pour le contenu digital ? Alors qu’il n’y avait à l’origine qu’une poignée de normes et formats propriétaires, on assiste aujourd’hui à un véritable raz-de-marée des formats digitaux. Tout comme les systèmes qui les génèrent, la plupart de ces formats ont connu de nombreuses itérations au fil des années, en particulier les formats associés aux applications bureautiques.

En conséquence, les applications et visionneuses de contenu utilisées pour créer et lire ces formats deviennent inutilisables, tout comme le contenu qui y est associé. Une situation pouvant être dangereuse pour les entreprises utilisant ces formats pour leurs archives légales. Comment s’assurer qu’un format sera capable de résister au temps, tout au long du cycle de vie de votre contenu ?"

Comprendre l'importance des formats durables