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Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs

Ou comment les DSI et DRH sont-elles condamnées à s'entendre sur le long terme ?

  • EditeurVodeclic
  • Version PDF - 8 pages - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

"La photographie de l’entreprise d’hier était assez simple : 1000 collaborateurs, 1000 postes de travail, 1000 licences Windows, 1000 licences Office. Un paysage technologique assez facile à gérer. Hier encore, les salariés utilisaient 20 fonctions de base sur les 5 logiciels les plus représentatifs du marché, ce qui impliquait de justifier « seulement » d’une centaine de compétences.

C’était le bon temps ! L’entreprise décidait de l’évolution de son parc applicatif. Tous les 5 ou 6 ans, elle décidait de changer de version ou de système d’exploitation.

Dans ce contexte, elle pouvait encore décider quand et pour qui mettre en place une formation bureautique adaptée. Les grands plans de migration s’inscrivaient dans une logique « One shot », renouvelable en moyenne tous les 3 ou 5 ans.

Dans ce cadre, la mission de la DSI se limitait souvent à réussir la migration technique, le projet étant estimé terminé lorsque tous les postes avaient été migrés. Leur corollaire, la conduite du changement, s’inscrivait également dans une démarche ponctuelle, souvent positionnée après la migration technique.

La compétence bureautique des utilisateurs, considérée comme l’une des briques de cet accompagnement, était conjoncturelle. De ce fait, les RH mettaient en place des méthodes de formation traditionnelle adaptées à ce rythme d’évolution : formation présentielle, visio-conférences, plaquettes d’information…

Dans les années 80 à 2000, les Directions des Systèmes d’Information ont vu leur rôle évoluer drastiquement : de responsables des choix des composants matériels et logiciels pour faire court, à la mise en œuvre de projets devant soutenir et accompagner les options stratégiques de l’entreprise.

Aujourd’hui, le Cloud a changé la donne. Les entreprises sont assujetties à sa propagation continue dans l’ensemble des structures… à la vitesse grand « V ». Dans ce cadre, les DSI se voient confier la « gouvernance » des SI dans le but de contribuer à la création de valeur de l’entreprise… et de ce fait travaillent en étroite collaboration avec les Métiers, directement impactés.

« Les activités digitales sont devenues la pierre angulaire du business des entreprises, un langage commun et unifié partout dans le monde », explique Partha Lyengar, Vice président et analyste chez Gartner. « Alors que les entreprises se préparent pour un monde digital qui monte en puissance, les DSI doivent apprendre à exploiter les expertises technologiques au travers des organisations et des domaines métiers. »

L’agilité de l’entreprise est en tête de liste des motivations pour l’adoption du Cloud, selon un rapport des services d’analyse de Harvard Business Review. Selon le cabinet Gartner, cela passe également par l'identification des compétences, talents, experts capables de porter et d'apporter l'expérience digitale pour s'en servir comme d'un véritable levier pour le business.

À cette tendance forte, il faut ajouter la multiplication des logiciels, d’apps et de services Internet, la prolifération de devices mobiles, l'apparition du BYOD (Bring Your Own Device)… autant de vecteurs complexifiant les démarches de migration au sein des entreprises, et par conséquence impactant fortement les salariés."

Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs