Ce livre blanc va vous aider à décrypter les principales notions clés de l’archivage électronique.
"L’année 2016 aura été très favorable au développement de la dématérialisation :
• loi Macron sur la généralisation de la dématérialisation des factures dans le public,
• loi El Khomri favorisant le bulletin de paye électronique,
• règlement européen eIDAS (Electronic Identification and Services) qui vise à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique : horodatage, signature et cachet électroniques, lettre recommandée… afin de favoriser la dématérialisation des échanges dans toute l’Europe,
• réforme du Code Civil sur la force probante de la copie numérique fidèle, dont la mise en application est prévue début 2017.
La copie numérique aura valeur probante sous réserve qu’elle soit produite via des procédés spécifiques de numérisation préservant la vocation probatoire du document et conservée dans un système d’archivage pérenne, c’est-à-dire un Système d’Archivage Electronique (SAE) à vocation probatoire tel que défini par la norme NF Z 42-013.
Face à la déferlante de documents numériques, dématérialisés, portant pour beaucoup une valeur juridique et des obligations de conservation, se pose la question des conditions de leur archivage. Le marché propose de très nombreuses solutions : du nuage au logiciel de GED, en passant par le coffre-fort, la sauvegarde informatique…
Pour autant, toutes ne répondent pas au même besoin, et à moins d’être un spécialiste, il est de plus en plus difficile de savoir « qui fait quoi ». Mais avant de choisir votre solution, commencez par le commencement en répondant à ces questions :
• Quels documents voulez-vous conserver ? S’agit-il de documents nativement électroniques, ou de documents numérisés ? Dans le dernier cas, avez-vous utilisé un process de numérisation « simple » ou certifié NF Z 42-013 à vocation probatoire ?
• Quels sont leurs enjeux respectifs ? S’agit-il de documents engageants pour votre entreprise, présentant une sensibilité particulière (confidentialité…) ou à vocation probatoire ? Ou de documents nécessaires à votre activité quotidienne mais ne présentant pas de caractère critique ?
Quelques exemples pour illustrer le propos :
• les bulletins de paye, factures, contrats dématérialisés et signés électroniquement vous engagent fortement et nécessitent des conditions de conservation hautement sécurisées,
• dans un dossier du personnel de crédit, un dossier immobilier… le contrat n’a pas la même valeur que les pièces justificatives qui l’accompagnent,
• pour un laboratoire pharmaceutique, les dossiers de lots de fabrication doivent être consultables 24/24h et 7/7j en cas d’inspection des autorités de santé ou d’incident avec un patient. Leur numérisation NF Z 42-013 permet de disposer d’une copie fidèle accessible à tout moment pendant toute la durée de commercialisation du médicament, Livre blanc « 2016 - 2017 : en route ves l’archivage électronique » - Decembre 2016
• Les dossiers techniques dans l’aéronautique, les brevets… présentent eux aussi des enjeux forts pour les entreprises qui les détiennent.
Il existe des solutions de conservation adaptées pour chaque profil de documents. C’est pour vous aider à décrypter les principales notions clés de l’archivage électronique que nous vous proposons ce livre blanc"
