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Comment mettre en place un outil de gestion des déplacements et des frais professionnels ?

Frais professionnels

  • Editeuramadeus
  • Version pdf - 16 pages - octobre 2016 - Français

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Introduction ou extrait du livre blanc

Activité chronophage, coûts, fraudes... les dérives liées à une mauvaise gestion des notes de frais sont légion. De nombreux éditeurs proposent désormais des solutions permettant d’éviter ces dérives. Tour d’horizon.

Gain de temps et contrôle des dépenses

Aujourd’hui, la gestion des notes de frais est un coût indirect encore rarement pris en compte par les entreprises. Ces dernières ont tendance à se focaliser sur les coûts directs, comme le prix des billets de train ou d’avion, ou celui de l’hébergement. Et peu d’entre elles ont conscience que l’optimisation du processus de gestion des notes de frais est une source d’économies importantes.

Or, une solution technologique automatisée pour chaque étape du processus évitant les saisies manuelles et limitant les risques d’erreurs permettrait de réaliser jusqu’à 50 % d’économies sur le traitement, estiment certains experts. Mettre en place un tel système c’est aussi maîtriser les risques d’erreurs et avoir un contrôle plus strict pour limiter les dépenses inutiles et repérer les abus.

Enfn, cela permet d’avoir une vision globale, synthétique et précise des budgets des équipes de l’entreprise. Tout en permettant un remboursement plus rapide des avances de frais des collaborateurs.

Chiffres à l’appui : près de 65 % des travel managers estiment qu’un bon outil de gestion des notes de frais diminuerait les risques d’erreurs et réduirait le temps de remboursement à 47 %.

Autre enseignement, la numérisation de la note de frais fait gagner du temps à tout le monde.